Notícias

Manual Básico de Operações do Sistema PBdoc V2

publicado: 31/05/2022 14h32, última modificação: 06/07/2022 09h38
Saiba como utilizar todos os recursos do PBdoc V2 através do seu novo manual de instruções.


Olá usuário!

Você pode consultar todas as instruções de como utilizar o PBdoc encontrando o conteúdo que necessitar ao clicar nos tópicos abaixo. 

Navegue, conheça, aprenda como produzir documentos e processos administrativos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e de forma padronizada.

 

Faça também o download do Manual em PDF 

 

EXPEDIENTE

TABELA DE LEGENDAS

Objetivos do Manual

Um breve histórico do manual

DECRETO ESTADUAL Nº 40.546, DE 17 DE SETEMBRO DE 2020

 

1 ACESSO AO SISTEMA

1.1 Página de acesso

1.2 Sou um novo usuário

1.3 Esqueci minha senha

1.4 Trocar Senha

1.5 Portal PBdoc

 

2 MESA VIRTUAL

2.1 Buscar e Filtrar

2.2 Status de situações dos documentos

2.3 Configurações da Mesa Virtual

2.4 Pesquisa Avançada

 

3 CRIAÇÃO E EDIÇÃO  DE DOCUMENTOS

3.1 Criar Documento

3.2 Incluir Dados e Redigir Documentos

MODELO

ACESSO

RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA

DESTINATÁRIO

TIPO DOCUMENTAL

ASSUNTO

ÓRGÃO DE DESTINO

NOME (OPCIONAL)

TEXTO DO DESPACHO

GRAVAR

FINALIZAR E ASSINAR

VER DOCUMENTO

VER IMPRESSÃO

VOLTAR

3.3 Documentos Temporários

EDITAR DOCUMENTOS

EXCLUIR DOCUMENTOS

CANCELAR DOCUMENTOS

3.4 Finalizar Documento

3.5 Assinar Documento

3.6 Incluir Cossignatário

 

4 USO DO SISTEMA

4.1 Anexar Documento

4.2 Anotar

4.3 Apensar

4.4 Desapensar

4.5 Definir Marcador

4.6 Definir Perfil

4.7 Duplicar

4.8 Histórico

CANCELAR PERFIL DE USUÁRIO

PROTOCOLO DE TRAMITAÇÃO E ARQUIVAMENTO

4.9 Ver Documento Completo

4.10 Incluir Cópia

4.11 Incluir Documento

4.12 Juntar

4.13 Desentranhar

4.14 Reclassificar

4.15 Redefinir Acesso

4.16 Auditar

4.17 Criar Vias

 

5 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

5.1 Tramitar

5.2 Protocolo de Transferência

5.3 Desfazer Tramitação de Documento

5.4 Diagrama de Tramitações

 

6 RECEBER DOCUMENTOS

 

7 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

7.1 Arquivamento Corrente

7.2 Protocolo de Arquivamento

7.3 Desarquivamento Corrente

 


Expediente

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

GOVERNADOR DO ESTADO DA PARAÍBA

João Azevêdo Lins Filho

 

Secretaria de Estado de Administração

Jacqueline Fernandes Gusmão

 

Diretoria Executiva de Modernização da Gestão Institucional

Aluísio Bruno Ataíde Lima

 

CODATA - Companhia de Processamento de Dados da Paraíba

Diretor-Presidente

Angelo Giuseppe Guido de Araújo Rodrigues

 

EQUIPE TÉCNICA DA CODATA

Diretor de Desenvolvimento de Sistemas

Helder Vieira da Silva

 

Gerente de Desenvolvimento de Sistemas

Hálamo Gillian Reis de Andrade

 

Edição do Manual Básico de Operações do Sistema

Marcelo da Silva Ramos

 

Coordenação de Implantações do Sistema PBdoc e Revisão do Manual

Daniel de Vasconcelos Lopes

 

Implantação, Treinamento e Portal PBdoc

Adriana Soares Brandão Rodrigues

Andressa Medeiros Araújo Lima

Ericka Galvão Cordeiro Maia Araújo

Fabyana Rodrigues Dias de Albuquerque

Fellipe Raniery Sales Ricarte

Gabriel de Souza Rolim

José Neilton Dias de Morais

Julia Brito Lacet

Juliana de Cássia Silva Nascimento Coutinho

Karolyne Rayane de Oliveira e Andrade

Lourival Pessoa de Oliveira Júnior

Makoby Lopes de Medeiros

Marcello Murad Pereira

Pablo Roberto Cordeiro Leitão

Raoni Araújo Segal

Renata Farias Steiner

Simone Calixto de Souza

 

Monitoramento e Desenvolvimento do sistema

Allysson Fabiano Cesário da Cruz

Caio Santos Bezerra Nóbrega

Evandro César Botêlho de Menezes Lins de Albuquerque

Livio Leoncio Ribeiro

Michel Alessandro Brasil Risucci de França

Wendell Clive Santos de Lira

Wesley Luiz Barbosa dos Santos

 

CENTRO ADMINISTRATIVO ESTADUAL DA PARAÍBA

Rua João da Mata, S/N, Jaguaribe - CEP: 58.015-020

Fone: (83) 3208-4450 - JOÃO PESSOA – PARAÍBA

codata.pb.gov.br                                                                                 

portal.pbdoc.pb.gov.br

Paraíba

Junho de 2022

 

Tabela de Legendas

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

Tabela de Legendas.png

 

 

Objetivos do Manual

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Este manual tem por finalidade estabelecer regras e definir orientações metodológicas a serem observadas quanto às funcionalidades de criação, produção, tramitação, controle, arquivamento e busca de documentos (expedientes e processos administrativos) voltados à gestão documental no PBdoc.

 

Um breve histórico sobre o PBdoc

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

O que é o PBdoc?

 

PBdoc é a Plataforma oficial do Estado da Paraíba para criação e tramitação de documentos eletrônicos. Foi constituído pelo Decreto Estadual Nº 40.546, de 17 de setembro de 2020, como plataforma oficial do Estado da Paraíba.

Documentos contidos no PBdoc podem ser referenciados em quaisquer processos no âmbito do estado sem a necessidade de serem impressos, conforme a Lei Estadual nº 10.780 de 2016

A validação dos documentos é garantida pela plataforma, cuja sustentação é de responsabilidade da Companhia de Processamento de Dados da Paraíba - CODATA.

PBdoc é um software livre, cujo código fonte encontra-se publicado na Internet. Uma versão do mesmo software é utilizada de modo similar desde 2007 - inclusive os algoritmos de assinatura eletrônica e criptografia - no Judiciário Federal da 2ª Região, onde foi criado o SIGA-Doc.

Outras entidades também utilizam esse sistema, a exemplo do Conselho da Justiça Federal e o Estado de São Paulo onde é conhecido por "SemPapel". (para mais informações visite: https://www.spsempapel.sp.gov.br/o-programa/).

 

O que o PBdoc faz?

 

Produção

O PBdoc dispõe de instrumentos para a fácil criação de documentos, expedientes e processos nato digitais, que incluem desde a padronização de modelos de documentos, a numeração automática única, datação e assinatura eletrônica, e ou a digitalização de documentos físicos.

Gestão

A plataforma possibilita o monitoramento das ações, através de relatórios de produtividade e contabilização do cumprimento de prazos e metas estabelecidas, bem como o tempo decorrido do ciclo de vida de cada processo, permitindo a identificação de possíveis gargalos.

Tramitação

As movimentações processuais são totalmente virtuais, reduzindo a demanda por transportes físicos, a exemplo de motoboys ou mesmo carros oficiais para a coleta de assinaturas.

Armazenamento

Todos os documentos e dados relativos aos processos são armazenados de forma segura na nuvem privada da CODATA, com diversos níveis de segurança e políticas de backup.

Preservação

O PBdoc também está subordinado às políticas de preservação documental estabelecidas pela legislação e em conformidade com o Arquivo Público do Estado da Paraíba no que tange a classificação documental e a temporalidade do acervo.

Segurança e Acesso

O sistema está acessível através do protocolo HTTPS, isto é, de um canal criptografado. Todos os documentos estão sujeitos a um rígido controle de acesso, implementando o que prescreve a Lei de Acesso à Informação, Lei Nº 12.527/2011, e do Decreto Estadual Nº 33.050/2012.

 

O que o PBdoc não faz?

 

O sistema não define processos produtivos. Tais processos necessitam ser estabelecidos pela GESTÃO do órgão. O PBdoc irá apoiar os processos definidos.

 

DECRETO ESTADUAL Nº 40.546, DE 17 DE SETEMBRO DE 2020.

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29
 

DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DA PARAÍBA

João Pessoa - sexta-feira, 18 de setembro de 2020.

 

Institui o Sistema PBdoc de produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações em ambiente digital e dá outras providências.

O GOVERNADOR DO ESTADO DA PARAÍBA, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 86, inciso IV, da Constituição do Estado, e tendo em vista os princípios constitucionais que norteiam a administração pública, e

Considerando o disposto no Decreto nº 39.815, de 06 de dezembro de 2019, que dispõe sobre a instituição do Governo Digital, no âmbito do Poder Executivo Estadual;

Considerando a necessidade de racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior eficiência na execução de políticas públicas, programas e ações de governo, com a qualificação do gasto público;

Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, assegurada a integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais; e,

Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado da Paraíba, o Sistema PBdoc, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.

§ 1º  A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba dar-se-á gradualmente, por meio da Secretaria de Estado da Administração (SEAD) e da Companhia de Processamento de Dados da Paraíba (CODATA), observado cronograma de datas aprovado pelo Comitê Gestor de Governança (CGG), instituído nos termos do decreto nº 39.271, de 28 de junho de 2019.

§ 2º  A partir da data de implantação, prevista no cronograma a que se refere o § 1º deste artigo, junto a cada órgão ou entidade da Administração Pública do Estado da Paraíba, todos os documentos deverão ser produzidos digitalmente no respectivo âmbito.

Art. 2º Para os fins deste decreto, consideram-se:

I Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;

II Assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;

III Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;

IV Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;

V Certificação digital: atividade de reconhecimento de documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por autoridade certificadora;

VI Disponibilidade: razão entre período de tempo em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;

VII Documento arquivístico: todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados por órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, no exercício de suas funções e atividades;

VIII Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

IX Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;

X Documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:

a) nativo, quando produzido pelo sistema de origem;

b) capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento;

XI Formato de arquivo: regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário ou padronizado;

XII Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução racional e eficiente de arquivos;

XIII Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;

XIV Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;

XV Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais no tempo;

XVI Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;

XVII  Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;

XVIII Processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.

Art. 3º São objetivos do sistema PBdoc:

I Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;

II Imprimir maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;

III Assegurar à proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

IV Assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.

Art. 4º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas aplicáveis.

Art. 5º A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.

§ 1º O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.

§ 2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.

Art. 6º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.

§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.

§ 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento.

Art. 7º O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.

§ 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública do Estado da Paraíba será acompanhada da conferência da integridade do documento.

§ 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.

§ 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:

a) os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;

b) os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente;

c) os resultantes de cópia simples serão assim considerados.

§ 4º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.

§ 5º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão ou entidade da Administração Pública do Estado da Paraíba, podendo ser eliminado de acordo com o artigo 19 da Lei Estadual nº 11.263, de 29 de dezembro de 2018.

Art.8º O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.

§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 9º e 10 deste decreto.

Art. 9º A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração Pública do Estado da Paraíba, procedimento para verificação.

Art.10º Os órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art.11º Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 7º deste decreto.

Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no “caput” deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado da Paraíba das atividades meio e das atividades fim.

Art. 12º No ambiente digital de gestão documental, os documentos serão avaliados e classificados de acordo com os Planos de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado da Paraíba das atividades meio e das atividades fim.

§ 1º Os documentos digitais serão associados a metadados descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.

§ 2º O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as normas e os padrões definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado da Paraíba das atividades meio e das atividades.

§ 3º Os documentos digitais serão eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado da Paraíba.

Art. 13º Fica instituída a Comissão Gestora do PBdoc, à qual compete:

I Deliberar sobre questões estratégicas relativas à gestão da implantação e evolução do PBdoc, no âmbito da administração pública estadual;

II Orientar a coordenação do PBdoc quanto ao cronograma de implantação, processo de implantação e relacionamento com os órgãos;

III Monitorar o progresso da implantação do PBdoc nos órgãos;

IV Fornece informações sobre o PBdoc ao Comitê Gestor de Governança; e

V Assessorar o órgão central do PBdoc na execução de suas competências.

Parágrafo único. Compete ao Comitê Gestor de Governança (CGG), na qualidade de Comitê responsável pelas decisões do Governo Digital, submeter as questões de que trata o inciso I do caput, aprovadas pela Comissão Gestora do PBdoc, à aprovação do Governador.

Art. 14º A Comissão Gestora do PBdoc é composta pelo:

I Secretário(a) de Estado da Administração, que a presidirá;

II Diretor(a)-Presidente da CODATA.

Art. 15º.À Secretaria  de Estado da Administração cabe:

I Coordenar o sistema PBdoc;

II Conduzir o processo de orientação, implantação, treinamento e apoio aos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba na execução e manutenção do sistema PBdoc;

III Elaborar o cronograma de implantação;

IV Alinhar e coordenar as ações da CODATA, do Arquivo Público do Estado da Paraíba e das equipes de implantação de cada órgão.

Art. 16º. À Companhia de Processamento de Dados do Estado da Paraíba (CODATA) cabe o desenvolvimento, o processamento, integração com outros sistemas e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o sistema PBdoc, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.

Art. 17º.O Arquivo Público do Estado da Paraíba será consultado no que diz respeito a:

I Modelagem e padronização da produção de documentos digitais, de forma coordenada com os órgãos e as entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba;

II O Plano de Classificação Documental dos assuntos meio da Administração Pública do Estado da Paraíba;

III Orientação e auxílio aos órgãos da Administração Pública do Estado da Paraíba na elaboração dos seus Planos de Classificação Documental dos assuntos finalísticos;

IV Estudos e critérios para a migração de dados, a interoperabilidade ou a integração com sistemas legados;

V Identificação, análise tipológica, padronização do fluxo e modelagem de documentos digitais.

Art.18º. As equipes de implantação de cada órgão constituirão às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD dos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba, observadas as disposições da Lei Estadual nº 11.263, de 29 de dezembro de 2018, nos seus respectivos âmbitos de atuação, às quais caberão:

I A gestão de documentos digitais;

II O acompanhamento da implantação, da execução e da manutenção do ambiente digital de gestão documental;

III A modelagem de documentos digitais;

IV O suporte inicial aos usuários do PBdoc dentro dos órgãos; e

V Manter contato com a equipe de Coordenação do PBdoc e do Arquivo Público da Paraíba.

Art. 19º. Às unidades de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba cabe monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.

Art. 20º. Após a entrada em vigor deste decreto, fica vedado aos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba a contratação, o desenvolvimento ou a adoção de sistemas informatizados que tenham o mesmo escopo dos sistemas integrantes do ambiente digital de gestão documental.

Parágrafo único. Os órgãos que possuam sistemas de gestão documental implantados estarão excepcionalizados da vedação prevista no caput deste artigo, devendo ser providenciada a integração ao sistema PBdoc.

Art. 21º. A partir da data da implantação do sistema PBdoc junto aos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba, documentos e processos em curso deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados, até o seu encerramento definitivo.

Art. 22º. No prazo de até 3 (três) anos contados da data da publicação deste decreto, os órgãos e as entidades da Administração Pública do Estado da Paraíba deverão providenciar a adequação de seus sistemas informatizados em operação aos requisitos arquivísticos definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado da Paraíba, bem como a migração, a integração ou a interoperabilidade de sistemas legados com o ambiente digital de gestão documental.

Art. 23º Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.

PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DA PARAÍBA, em João Pessoa, 17 de setembro de 2020; 132º da Proclamação da República.

JOÃO AZEVÊDO LINS FILHO

Governador

 

Este texto não substitui o publicado no DOE de 18.09.2020.

 

 

MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA PBDOC V2

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

1.1 Página de Acesso

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Para acessar o PBdoc, utilize o link: https://pbdoc.pb.gov.br .

Recomenda-se o uso do navegador Google Chrome.

 

Para efetuar o login, os usuários deverão informar o seu CPF (ou o código do usuário) e no campo seguinte digite sua senha.

1.1 Telade login V2

 

Exclamação Os usuários que não têm conhecimento de seu código do usuário e senha deverão procurar o administrador local membros da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) para o devido atendimento.

Os usuários com lotação em mais de uma unidade terão um código do usuário para cada unidade. Para ter conhecimento de seus logins, o usuário deverá entrar em contato com o administrador local.

É possível a alternância de perfil de acesso entre lotações para o mesmo usuário entrado no PBdoc com o CPF. Após escolher o perfil desejado o PBdoc retorna a tela de Mesa Virtual e seleciona o usuário.

 

1.2 Sou um novo usuário

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ao clicar em Sou um novo usuário, você será direcionado a tela onde o usuário terá que informar o seu Código do Usuário ou CPF correspondente.

Sou um novo usuário

 

Exclamação O Novo Usuário que não têm conhecimento de seu código deverá entrar em contato com os administradores do PBdoc em cada Órgão e assim poder fazer o seu  primeiro acesso.

 Novo usuário

O usuário deverá preencher os campos conforme orientado pelo administrador local autorizado no seu órgão que tem acesso ao cadastro de novos usuários no PBdoc.

Ao clicar em OK, será enviado um e-mail conforme previamente cadastrado com uma senha ao qual o usuário poderá entrar no sistema PBdoc.

 

1.3 Esqueci minha senha

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ao clicar em Esqueci minha senha abrirá a tela para digitar o código de usuário e CPF.

Clicando em OK o sistema enviará o e-mail para o contato previamente cadastrado para se fazer uma redefinição de senha.

Esqueci minha senha 1.3 Esqueci minha senha em branco

Siga os passos informados por e-mail até voltar a tela inicial de login e acesse novamente com a nova senha repetindo os passos informados alterando a senha da forma informada no tópico 1.2. Sou um novo usuário.

 

 

1.4 Trocar Senha

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

É importante que após o primeiro acesso, o usuário altere a senha para uma que seja de fácil memorização e de uso frequente.

Para alterar a senha vá em MENU -> Administração -> Trocar senha.

1.4 trocar senha

Preencha os dados: Código ou Nome do Usuário; Senha atual (fornecida por e-mail); nova senha (utilize maiúsculas, minúsculas e números para aumentar a força da senha); repita a nova senha e clique em OK

 1.4 trocar senha 2

Ao clicar em OK o usuário voltará à tela inicial para colocar novamente o código do usuário (ou CPF) e a nova senha criada, em seguida estará acessando o PBdoc.

 

 

1.5 Portal PBdoc

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

O usuário PBdoc também pode obter suporte de informações do sistema através do portal.pbdoc.pb.gov.br/ .

Conteúdo do portal:

- Ícone de Acesso ao sistema PBdoc;

- Central de Atendimento caso necessite abrir algum chamado relacionado a problemas envolvendo a operacionalidade do sistema PBdoc;

- Legislação relacionada ao PBdoc;

- Acesso ao Manual do usuário no formato em PDF ou no formato digital;

- Notícias e Avisos sobre o sistema PBdoc e informações relacionadas a CODATA;

- Videoteca com vídeos relacionados a Gestão Documental e direcionamento para o Canal do PBdoc no Youtube com vídeos tutoriais e treinamento gravados;

- Ambiente de Treinamento onde o usuário pode simular ações em ambiente fictício e gerar documentos, assinaturas, exclusões, tramitações e muito mais ações sem causar consequências ao ambiente de produção do PBdoc

- O PBdoc ainda possui um local onde são vistas Perguntas Frequentes onde o usuário, mesmo com todas instruções, pode tirar suas dúvidas de como e onde operar do sistema.

 

 

2 MESA VIRTUAL

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 2 Mesa Virtual

A Mesa Virtual é a tela inicial do PBdoc onde o usuário visualiza os documentos em diversas situações. É na Mesa Virtual onde é possível acessar os menus na barra superior; acessar os documentos (expedientes e processos) de acordo com o status em que se encontram; alterar o perfil do usuário; pesquisar documentos.

2 Pesquisa

- Ao clicar na logo do PBdoc o sistema voltará a tela da Mesa Virtual;

Menu apresenta funcionalidades de acordo com as permissões de cada usuário logado no sistema. Comumente pode-se acessar pelo MENU as opções: Página Inicial; Administração (troca de senha / trocar e-mail de usuário); Manual PBdoc; Versões e atualizações; Logoff.

 

Ainda na barra superior da tela inicial, o usuário pode identificar:

- O órgão de sua lotação;

- A versão atual do PBdoc;

- O nome do usuário;

- O perfil ativo (código do usuário);

- O campo de pesquisar documentos no PBdoc (Buscar);

- O botão de sair do sistema.

 

 

2.1 Buscar e Filtrar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Uma das opções para encontrar documentos no PBdoc é o campo Buscar.

Outra forma pode ser em Pesquisa Avançada (a ser visto em tópico específico).

Ao clicar no campo referente a Buscar o usuário precisa conhecer a descrição completa do documento. Por exemplo COD-OFN-2022/00031

2.1 Buscar

 

Após a digitação, seleção ou colagem da descrição completa do documento clique em Buscar.

2.1Busca

 

PBdoc abre uma janela com o documento buscado.

2.1 Aguardando andamento

 

Caso o documento tenha limitações de acesso, o PBdoc informa que não é permitida a operação e que o documento não pode ser exibido.

2.1 Operação não permitida

 

Voltando a Mesa Virtual, ao clicar no botão que destaca o perfil do usuário, surgirá um menu suspenso com o setor de lotação do usuário e entre parênteses, o código do perfil do usuário. É aqui onde o usuário pode trocar de perfil conforme a necessidade de trabalho no PBdoc !

2 Alternância de usuário

 

PBdoc V2

Ainda na 2 Mesa virtual é possível:

- Visualizar somente os documentos do Usuário;

- Visualizar somente os documentos da Lotação.

               2 Mesa Virtual

 

Clique nos ícones para selecionar a forma que a mesa virtual deve exibir os documentos para o usuário.

 

PBdoc V2

Análogo a versão anterior do PBdoc, também na Mesa Virtual é possível fazer uma busca dos documentos visíveis. Basta digitar em Filtrar docs. da mesa. O sistema buscará os documentos com os mesmos caracteres digitados nesse campo.

 

2 Filtrar documentos da mesa

 

Exclamação A opção Filtrar docs. da mesa localiza um documento na própria mesa virtual do usuário. Nesse caso, não é preciso o código completo do documento, qualquer parte da informação é localizado, desde números até palavras.

 

Na Mesa Virtual serão apresentados todos os documentos relacionados ao usuário logado no sistema. Os documentos são separados conforme o status exibindo em colunas indicando:

- Tempo: Marca a temporalidade em que foram criados os documentos;

Número: Código que registra e unifica a identidade do documento no PBdoc;

Assunto: Informa do que se trata o documento;

Origem Informa onde foi criado o documento (órgão);

Destino Informa o Destino escolhido pelo usuário na criação do documento ou na sua tramitação;

 

PBdoc V2

 Atendente: Informa o usuário que recebeu o documento e a última tramitação;

Situação: Informa o status atual de alerta, marcações, e ou outras pendencias, do documento.

 

2 Alertas

2.2 Status de situações dos documentos

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Mesa Virtual é análoga ao Bureau pessoal, onde são guardados os documentos e processos físicos para trabalhar.

Entre as Situações apresentadas no painel da mesa virtual podemos listar:

2 Em elaboraçãodocumentos temporários em elaboração pelo usuário. Documentos que ainda não foram finalizados ou assinados.

2  Como Subscritordocumentos nos quais o usuário logado se encontra como subscritor.

2 Pendente de assinaturadocumentos que foram finalizados e aguardam a assinatura. 

2 A revisar:Aguardando finalização ou Assinatura

2 Aguardando andamentodocumentos já recebidos na caixa de entrada que aguardam encaminhamento; ou documentos novos cuja assinatura já tenha sido registrada e estão prontos para serem tramitados ou transferidos, conforme o caso.

2 Em trâmitedocumentos que foram tramitados a outro setor ou órgão.

2 Urgentedocumentos marcados como urgente na funcionalidade “Definir Marcador”. (Essa marcação fica localizada na barra de Alertas na mesa virtual)

2 Interessado:status dado ao documento que possui um usuário marcado como interessado em acompanhar os tramites.

2 Aguardando devolução fora do prazo:Documento que, durante o ato de tramitação, foi marcado com data de devolução ao usuário que estabeleceu uma data de retorno a órgão ou usuário criador do documento.

2 A receber:Documento listado na mesa virtual que ainda não foi recebido pelo usuário logado no órgão ao qual o documento foi tramitado.

2 Arquivado corrente:Documento Arquivado (Esse Status fica localizado na barra de outros na Mesa Virtual).

A Mesa Virtual do PBdoc separa os documentos por Status que são previamente escolhidos durante a criação, edição, tramitação e arquivamentos dos documentos compreendidos entre expedientes e processos. Eles estão separados por:

Alertas Alertas  : Status que coloca os documentos com prioridade para o usuário.

2 Mesa virtual aterta

 

Pendente de Assinatura Pendente de Assiinatura  : Status que coloca os documentos que precisam ser assinados, por um ou mais usuários.

2 pendente de assinatura

 

Caixa de Entrada Caixa de entrada Mostra os documentos que precisam ser recebidos pelo usuário ou lotação.

 2 Caixa de entrada

 

Aguardando Andamento Aguardando andamento : Informa o Status atual que se encontra o documento na mesa do usuário / lotação.

2 Aguardando andamento status

 

Outros Caixa de entrada  : Lista os documentos que foram arquivados, e documentos cancelados que não podem ser mais movimentados. 

2 Outros

 

 

2.3 Configurações da Mesa Virtual

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

PBdoc V2

A nova versão do PBdoc também traz na sua Mesa Virtual um menu lateral chamado: Configurações da Mesa Virtual.

 

Ao clicar no ícone da catraca 2 Catraca,  é possível ativar ou não as opções a seguir:

 

2 Congiguração mesa virtual

 

Trazer anotações nos docs. (quando essas anotações forem criadas);

Exibir vias canceladas (uma vez que o expediente tiver uma ou mais vias canceladas o PBdoc exibirá esses documentos no status Outros as vias que foram canceladas);

 

 Para que a via cancelada seja exibida na Mesa Virtual no Status Outros, o documento deve estar apenas FINALIZADO, ou seja, NÃO TER SIDO ASSINADO.

 

Exibir em ordem crescente (altera a ordem de exibição por temporalidade);

Exibir Atendente do Documento (exibe uma nova coluna na mesa virtual com o nome Atendente informando o usuário que recebeu o documento e o órgão correspondente.

Qtd. de documentos a trazer (limita a quantidade de documentos por Status de exibição na tela da Mesa Virtual;

Limpar configurações (desmarca todos os campos selecionados).

 

 Uma sugestão para que a visualização da Mesa virtual fique completa é que o usuário deixe selecionado os campos:

- Trazer anotações nos docs;

- Exibir Atendente do Documento;

- Qdt de documentos a trazer de 10 a 15.

Essas escolhas são individuais, cabendo a cada usuário personalizar estas visualizações de acordo com o formato desejado!

 

 

2.4 Pesquisa Avançada

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 2.1 Pesquisa avançada

Uma das opções de pesquisar documentos no PBdoc é acessando a “Pesquisa Avançada” na tela da Mesa Virtual. Aqui é possível pesquisar documentos utilizando a combinação de diferentes campos, a exemplo de “Situação”, “Tipo de Espécie”, “Ano de Emissão”, “Responsável pela Assinatura”, “Descrição”, dentre outras opções.

 

Clique no botão Pesquisa Avançada para iniciar sua pesquisa.

2.1 Pesquisa avançada mesa virtual

 

Será apresentada uma tela onde o usuário pode selecionar os parâmetros de busca de pesquisas de documentos.

2.1 Pesquisar documentos

 

Nessa tela há os seguintes filtros:

Situação: Lista de situações nas quais o documento se encontra.

2.1 Pesquisar documentos todos  2.1 Pesquisar documentos seleção

 

Pessoa (Usuário) / Lotação: Login/nome do usuário ou sigla/nome da lotação.

 

Ao clicar nos 3 pontostres pontos  o PBdoc abre uma tela de pesquisa de acordo com a opção escolhida de usuário ou lotação.

2.1 Pessoa lotação

  

Exclamação Você também pode digitar o código do Usuário ou Lotação no campo antes dostres pontos , ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários)!

Ao abrir a tela de pesquisa, o usuário deve procurar o Usuário / Lotação que desejar.

É possível procurar também Usuários / Lotação de outros órgãos. Caso queira pesquisar outros órgãos, escolha-o na barra suspensa e clique em Pesquisar.

Você também pode verificar, por ordem alfabética (perceba que, no canto inferior, a janela de pesquisa está separada por abas numérica). Clique nos ícones com números para selecionar sua escolha.

2.1 Dados do usuário

 

Órgão: Lista de órgãos que estão no sistema PBdoc.

Origem: Lista os documentos interno produzido; externo capturado ou interno capturado com possibilidade de filtro de data inicial e final.

2.1 Data inicial e final

 

Tipo da Espécie: Escolhe-se filtrar o documento entre expediente ou processo administrativo.

Espécie: Lista pesquisa de espécies de documentos como Despacho; Interno; Ofício; Ofício Interno ou Processo Genérico.

Modelo: Lista pesquisa de tipos de modelos documentais.

2.1 Pesquisar documentos todos 2  2.1 Pesquisar documentos seleção 2

 

Ano de Emissão: Lista pesquisa de anos ao qual o documento foi criado.

Número: Lista pesquisa pelo número sequencial do documento.

No campo Número é possível pesquisar um documento, contudo é preciso da descrição completa. Exemplo: COD-PRC-00014/2021, onde COD é órgão de origem do documento; PRC é a característica do documento (neste caso PRC remete a processo); 00014 é a numeração ordinal do documento; 2021 é o ano em que o documento foi criado. Após digitar o número completo do documento deve-se clicar em BUSCAR.

Para mais siglas usadas, verifique a TABELA DE LEGENDAS.

Responsável pela assinatura: Pesquisa pelo nome do usuário; Lotação e ou Órgão indicado como subscritor do documento a pesquisar.

Exclamação Você também pode digitar o código do usuário no campo pelo Responsável pela Assinatura antes dostres pontos , ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários)!

Usuário Cadastrante: Pesquisa pelo código do usuário ou órgão Integrado responsável pelo cadastro.

Usuário Destinatário: Pesquisa pelo nome ou código do usuário ou unidade de destino do documento (podendo ser externo ou campo livre).

Descrição: Pesquisa uma ou mais palavras da descrição do documento usadas na criação do documento.

Classificação Documental: Pesquisa a codificação e a descrição das séries documentais, conforme plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos.

 

Exclamação Você também pode digitar o código do usuário em todos os campos que houver os 3 pontinhostres pontos , ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários)!

 

Após a seleção de um ou mais parâmetros de pesquisa, clique no botão “Pesquisa Avançada”.

2.1 Pesquisar documentos 2

 

Na tela apresentada serão exibidos os documentos que atendem os filtros selecionados. Use as informações apresentadas para localizar o documento desejado. Clique no número do documento para abri-lo.

Nas imagens abaixo, citamos um exemplo de Pesquisa Avançada feita onde se buscou documentos informando o Órgão: CODATA...; Ano de Emissão: 2021; Cadastrante: Lotação e o Setor escolhido: COD-GETREINA

 

2.1 Documentos encontrados

 

2.1 Dados da lotação

 

Clicando em2.1 Pesquisa avançada  foram encontrados documentos de acordo com os filtros selecionados.

pesquisa avançada.png

 

Após a pesquisa feita, você pode clicar em Filtro.png. O sistema revela os campos de Pesquisar Documento novamente.

pesquisa avançada filtro.png

Para recolher o quadro Pesquisar Documentos clique novamente em Filtrar.

 

Exclamação  Quanto mais informações forem preenchidas, mais objetiva será a busca!

Caso o sistema PBdoc demore muito tempo ao exibir os resultados (erro de carregamento de tela), procure adicionar mais filtros de relevância a sua pesquisa.

Exclamação Dentre os filtros escolhidos na Pesquisa Avançada, um de extrema importância é o Ano de Emissão. Sempre inclua esse campo em suas buscas de documentos, isso tornará mais rápida a exibição de resultados! 

 

Quando a pesquisa não encontrar documentos, de acordo com os filtros selecionados, será exibida a mensagem: “A pesquisa não retornou resultados”.

2.1 Dados encontrados pesquisar

 

Adicione ou edite os dados escolhidos até obter o resultado desejado.

 

 

3 CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

3.1 Criar Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone:3.1 Criar novo

Criar um documento no PBdoc significa utilizar o sistema para elaborar um documento digital. Para tanto, acesse a opção “Criar Novo” na tela principal.

 3.1 Criar novo mesa virtual

 

 Exclamação Você também pode criar um novo documento acessando na Barra Superior do sistema PBdoc em:

Documentos -> Novo. 

3.1 Documentos novo

 

 

 

3.2 Incluir Dados e Redigir Documentos

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Observe a imagem a seguir.

As informações a serem inseridas na criação de um documento dependerão do modelo selecionado pelo usuário.

3.2 Incluir dados

 

Exclamação Perceba que existem campos que solicitam preenchimento obrigatório. Caso fique algum campo desse sem preenchimento, o PBdoc não sai da tela de criação do documento. 

 

MODELO: Mostra os modelos de documentos a ser criado. Selecione ou escreva o nome do modelo no campo “Pesquisar modelo...”.

3.2 Despacho

 

Exclamação Segue abaixo alguns exemplos de modelos de acordo com a finalidade do documento:

    • Despacho: É um documento mais comumente utilizado para responder a um outro já previamente criado, por exemplo Ofício ou processos administrativos, mas nada impede dele ser criado de forma independente. Deve ser preferencialmente utilizado, na funcionalidade “Incluir Documento” que será explanada mais à frente.
    • Documento Externo Capturado: É um documento que é utilizado quando o órgão recebe um documento físico ou digital de origem externa. Como exemplo, pode-se citar comunicações via e-mails, ofício de órgãos não usuários do PBDoc, cartas, comunicações bancárias, entre outros... Este tipo de documento não gera uma capa, caso este venha gerar um processo o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, onde o documento capturado deverá ser juntado (Juntar documentos será visto mais adiante).
    • Ofício Externo: É uma comunicação feita entre autoridades (Secretários, Diretores, Coordenadores...) com autoridades de outras secretarias ou órgãos que não pertençam ao órgão de origem, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função.
    • Ofício Interno: É um documento que servirá para a comunicação interna (antigo memorando) entre funcionários, empregados e setores de uma mesma instituição da Administração Pública permitindo tratar de assuntos internos ou externos de forma desburocratizada (objetiva).
    • Processo Administrativo: É um documento que será usado quando uma sucessão de atos tende a um resultado final. O Processo Administrativo, no Estado Democrático de Direito, serve para tornar as decisões administrativas do Poder Público previsíveis, organizadas e estruturadas de forma com que as competências dos órgãos, entidades e autoridades sejam claras e eficientes.

 

ACESSO: determina critérios para acesso ao documento.

3.2 Acesso

 

  • Público – Todos os usuários do PBdoc e podem acessar o conteúdo do documento.

 

É importante que os documentos sejam abertos desta forma o que vai de encontro com o previsto na A LEI FEDERAL Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. (conforme citação)

Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1º O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por Lei.

§ 2º O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.

§ 3º Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.

Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.

Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei.

 

  • Limitado ao órgão (padrão) – Todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento se localiza podem acessar.
  • Limitado de pessoa para divisão – Somente o subscritor e a lotação destinatária podem acessar o documento.
  • Limitado de divisão para pessoa – Somente a lotação do subscritor e a pessoa destinatária podem acessar o documento.
  • Limitado entre lotações – Somente as lotações do subscritor e do destinatário podem acessar o documento.
  • Limitado entre pessoas – Somente o subscritor e o usuário destinatário podem acessar o documento.

 

RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA: O nome indicado neste campo será apresentado ao final do documento criado, por padrão este vem preenchido automaticamente com os dados do usuário logado.

3.2 Responsável pela assinatura

 

Exclamação Neste campo dos 3 pontilhadostres pontos , você também pode digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários)!

Caso esteja criando um documento para outro usuário assinar, basta escrever o nome; código do usuário desejado; copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado ou faça uma busca, conforme a imagens abaixo.

3.2 Dados do usuário

 

Clique no código do usuário desejado.

3.2 selecionar responsável

 Pronto, estará selecionado um outro Responsável pela Assinatura do documento!

 

 Exclamação  Ao clicar em SUBSTITUTO, você estará direcionando a competência da assinatura do documento criado a outro responsável (exemplo: chefe do setor, gerente, subgerente etc.) no caso de ausência do titular do cargo ou função.

3.2 Substituto

 

Siga os passos anteriores para escolher um usuário que será o Titular na assinatura do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

 

Clicando em PERSONALIZAR, você estará criando uma assinatura específica com os campos: Função, Lotação, Cidade e Nome.

3.2 Personalizar

 

DESTINATÁRIONeste campo é escolhido para onde será tramitado o documento. Escolha entre Usuário caso queira tramitar para um usuário específico ou escolha Lotação para que o documento a ser tramitado siga para a mesa virtual da Lotação destino.

3.2 Destinatário

 

Sabendo-se a sigla do usuário ou da lotação, você poderá digitá-la diretamente, em caso contrário é necessário apenas fazer a busca.

 

 Exclamação No caso de enviar documentos para outro Órgão, o usuário deverá fazer a busca, no campo “Órgão” selecionando-o em seguida clicar na Sigla da Lotação destinatária, conforme imagens abaixo.

3.2 Dados de lotação

 

3.2 Orgão

 

Para ver os demais destinatários da página clique nos campos numerados que aparece na janela com os resultados da busca!

Também é possível escolher o destinatário do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

  

Exclamação De acordo com a hierarquia do usuário em sua lotação, haverá restrições quanto a tramitação para órgãos externos, no caso de dúvidas quanto a estas restrições consulte a administração e suporte do sistema para maiores esclarecimentos.

 

TIPO DOCUMENTAL: Estabelece qual é a classificação documental sobre o que se trata (matéria, objeto, tema) no documento a ser criado.

3.2 Tipo documental

 

Ao clicar nos “...” da janela do Tipo Documental, abrir-se-ia a janela abaixo:

3.2 Pesquisa do tipo documental

 

A escolha do tipo documental segue através da lista suspensa podendo ser separado por Assunto, Classe, Subclasse e Atividade. Clique em pesquisar para refinar sua busca pelo tipo documental procurado

Para ver os demais tipos documentais da página, clique nos campos numerados que aparece na janela com os resultados da busca!

Também é possível discriminar vias na listagem caso queira visualizar os detalhes da codificação do tipo documental quanto a Arquivo Corrente; Intermediário; Final e Observação.

3.2 Pesquisar

 

Ao clicar na codificação escolhida, o Tipo Documental é carregado para a tela anterior.

3.2 Tipo documental

 

Exclamação Caso seja escolhido um modelo diferente de despacho, documento externo capturado, ofício externo, ofício interno e processo administrativo nomeado com sua classificação, o campo “Tipo documental” não estará disponível para seleção, pois estará vinculado ao modelo.

 

ASSUNTO: exposição de maneira clara e objetiva sobre o conteúdo do documento a ser criado.

3.2 Assunto

 

Exclamação O TEXTO DIGITADO NO CAMPO ASSUNTO ESTARÁ NA CAPA DO DOCUMENTO.

 

ÓRGÃO DE DESTINO: (opcional) Escolha de tratamento do destinatário.

NOME (OPCIONAL): Seleciona o destinatário escolhido para o constar no cabeçalho.

Exclamação Uma vez selecionado o Modelo: DESPACHO será apresentado na tela a opção TEXTO DE DESPACHO. Em outros modelos, esta opção fica desativada.

 

TEXTO DO DESPACHO: São textos que ficarão armazenados no sistema PBdoc e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção posterior de novos documentos com conteúdo similar.

Seleciona uma frase existente para que conste no corpo de texto.

Clique na barra suspensa para selecionar um modelo.

3.2 Texto do despacho

 

Logo abaixo a escolha do texto do despacho existe um editor de texto caso seja escolhida a opção [Outro]. O usuário pode construir um texto de acordo com as informações que queira informar em seu documento a ser tramitado. O editor de texto assemelha-se ao de e-mails.

3.2 Editor de emails

 

Selecionando os modelos Ofício Interno ou Ofício Externo, ainda é possível:

- Acrescentar Tipo de Autoridade;

- Acrescentar o Gênero da Autoridade;

-Acrescentar um Vocativo;

- Alterar o Tamanho da letra em Normal, Pequeno e Grande (por padrão o tamanho é Normal);

- Acrescentar a descrição do Tipo de documento (opcional);

- Acrescentar um controle de Numeração digitando no campo Número (opcional);

- Acrescentar um controle de temporalidade no campo Data, por padrão 00/00/0000 (opcional);

- Acrescentar o Nome do Órgão (opcional).

3.2 Acrescentar

 

GRAVAR: cria um documento temporário com a sigla TMP em seu prefixo direcionando o usuário para a tela de trabalho com outras opções de edição e ferramentas finalísticas.

Para mais siglas usadas nesse manual, verifique a TABELA DE LEGENDAS.

 

FINALIZAR E ASSINAR: Gera um documento definitivo pronto para assinar.

A partir desse ponto não é mais possível excluir o documento criado, apenas cancela-lo.

A opção TRAMITAR fica visível onde o usuário será direcionado para uma janela de assinatura com sua senha do PBDoc).

  

Exclamação Atenção quando o usuário utiliza essa opção “finalizar e assinar”, automaticamente, o sistema retira a opção de “incluir cossignatário” (veremos esse tópico mais a frente em Incluir Cossignatário).

 

VER DOCUMENTO: Dar uma visão, em HTML, de como será mostrado o documento após ser gravado.

 

PBdoc V2 

VER IMPRESSÃO:  Mostra o documento, formato PDF, em sua versão final.

VOLTAR: Retorna à tela anterior, seja para a Mesa Virtual ou para a tela de ferramentas do sistema.

MODELO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Mostra os modelos de documentos a ser criado. Selecione ou escreva o nome do modelo no campo “Pesquisar modelo...”.

 

3.2 Despacho

 

Exclamação Segue abaixo alguns exemplos de modelos de acordo com a finalidade do documento:

  • Despacho: É um documento mais comumente utilizado para responder a um outro já previamente criado, por exemplo Ofício ou processos administrativos, mas nada impede dele ser criado de forma independente. Deve ser preferencialmente utilizado, na funcionalidade “Incluir Documento” que será explanada mais à frente.

  • Documento Externo Capturado: É um documento que é utilizado quando o órgão recebe um documento físico ou digital de origem externa. Como exemplo, pode-se citar comunicações via e-mails, ofício de órgãos não usuários do PBDoc, cartas, comunicações bancárias, entre outros... Este tipo de documento não gera uma capa, caso este venha gerar um processo o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, onde o documento capturado deverá ser juntado (Juntar documentos será visto mais adiante).

  • Ofício Externo: É uma comunicação feita entre autoridades (Secretários, Diretores, Coordenadores...) com autoridades de outras secretarias ou órgãos que não pertençam ao órgão de origem, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função.

  • Ofício Interno: É um documento que servirá para a comunicação interna (antigo memorando) entre funcionários, empregados e setores de uma mesma instituição da Administração Pública permitindo tratar de assuntos internos ou externos de forma desburocratizada (objetiva).

  • Processo Administrativo: É um documento que será usado quando uma sucessão de atos tende a um resultado final. O Processo Administrativo, no Estado Democrático de Direito, serve para tornar as decisões administrativas do Poder Público previsíveis, organizadas e estruturadas de forma com que as competências dos órgãos, entidades e autoridades sejam claras e eficientes.

 

 

ACESSO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Determina critérios para acesso ao documento.

3.2 Acesso

 

  • Público – Todos os usuários do PBdoc e podem acessar o conteúdo do documento.

É importante que os documentos sejam abertos desta forma o que vai de encontro com o previsto na A LEI FEDERAL Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. (conforme citação) 

Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1º O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por Lei.

§ 2º O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.

§ 3º Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.

Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.

Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei.

 

  • Limitado ao órgão (padrão) – Todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento se localiza podem acessar.

  • Limitado de pessoa para divisão – Somente o subscritor e a lotação destinatária podem acessar o documento.

  • Limitado de divisão para pessoa – Somente a lotação do subscritor e a pessoa destinatária podem acessar o documento.

  • Limitado entre lotações – Somente as lotações do subscritor e do destinatário podem acessar o documento. 

  • Limitado entre pessoas – Somente o subscritor e o usuário destinatário podem acessar o documento.

 

 

RESPONSÁVEL PELA ASSINATURA

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

O nome indicado neste campo será apresentado ao final do documento criado, por padrão este vem preenchido automaticamente com os dados do usuário logado. 

3.2 Responsável pela assinatura

 

Exclamação Neste campo dos 3 pontilhados , você também pode digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários)!

 

Caso esteja criando um documento para outro usuário assinar, basta escrever o nome; código do usuário desejado; copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado ou faça uma busca, conforme imagens abaixo.

 3.2 Dados do usuário

  

 Clique no código do usuário desejado.

3.2 selecionar responsável

Pronto, será selecionado um outro Responsável pela Assinatura do documento!

 

Exclamação Ao clicar em SUBSTITUTO, você estará direcionando a competência da assinatura do documento criado a outro responsável (exemplo: chefe do setor, gerente, subgerente, etc.) no caso de ausência do titular do cargo ou função.

 

3.2 Substituto

 

Siga os passos anteriores para escolher um usuário que será o Titular na assinatura do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

Clicando em PERSONALIZAR, você estará criando uma assinatura específica com os campos: Função, Lotação, Cidade e Nome.

3.2 Personalizar

 

 

DESTINATÁRIO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Neste campo é escolhido para onde será tramitado o documento. Escolha entre Usuário caso queira tramitar para um usuário específico ou escolha Lotação para que o documento a ser tramitado siga para a mesa virtual da Lotação destino.

 3.2 Destinatário

 

Sabendo-se a sigla do usuário ou da lotação, você poderá digitá-la diretamente, em caso contrário é necessário apenas fazer a busca.

 

Exclamação  No caso de enviar documentos para outro órgão, o usuário deverá fazer a busca, no campo "Órgão", selecionando-o em seguida clicar na Sigla da Lotação destinatária, conforme imagens abaixo.

 

3.2 Dados de lotação

  

3.2 Orgão

 

Para ver os demais destinatários da página clique nos campos numerados que aparecem na janela com os resultados da busca!

Também é possível escolher o destinatário do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

 

Exclamação De acordo com a hierarquia do usuário em sua lotação, haverá restrições quanto a tramitação para órgãos externos, no caso de dúvidas quanto a estas restrições consulte a administração e suporte do sistema para maiores esclarecimentos.

 

 

TIPO DOCUMENTAL

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Estabelece qual é a classificação documental sobre o que se trata (matéria, objeto, tema) no documento a ser criado.

3.2 Tipo documental

  

Ao clicar nos “...” da janela do Tipo Documental, abrir-se-ia a janela abaixo:

3.2 Pesquisa do tipo documental

  

A escolha do tipo documental segue através da lista suspensa, podendo ser separado por Assunto, Classe, Subclasse e Atividade. Clique em pesquisar para refinar sua busca pelo tipo documental procurado 

Para ver os demais tipos documentais da página, clique nos campos numerados que aparecem na janela com os resultados da busca!

Também é possível Discriminar vias na listagem caso queira visualizar os detalhes da codificação do tipo documental quanto a Arquivo Corrente; Intermediário; Final e Observação.

 

3.2 Pesquisar

  

Ao clicar na codificação escolhida, o Tipo Documental é carregado para a tela anterior.

3.2 Tipo documental

  

Exclamação Caso seja escolhido um modelo diferente de despacho, documento externo capturado, ofício externo, ofício interno e processo administrativo nomeado com sua classificação, o campo “Tipo documental” não estará disponível para seleção, pois estará vinculado ao modelo.

 

 

ASSUNTO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Exposição de maneira clara e objetiva sobre o conteúdo do documento a ser criado. 

3.2 Assunto

 

Exclamação O TEXTO DIGITADO NO CAMPO ASSUNTO ESTARÁ NA CAPA DO DOCUMENTO. 

 

ÓRGÃO DESTINO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

(opcional) Escolha de tratamento do destinatário.

 

NOME (OPCIONAL)

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Seleciona o destinatário escolhido para constar no cabeçalho.

Exclamação Uma vez selecionado o Modelo: DESPACHO será apresentado na tela a opção TEXTO DE DESPACHO. Em outros modelos, esta opção fica desativada.

 

 

TEXTO DO DESPACHO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

São textos que ficarão armazenados no sistema PBdoc e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção posterior de novos documentos com conteúdo similar. 

Seleciona uma frase existente para que conste no corpo de texto. 

Clique na barra suspensa para selecionar um modelo.

 3.2 Texto do despacho

 

Logo abaixo a escolha do texto do despacho existe um editor de texto caso seja escolhida a opção [Outro]. O usuário pode construir um texto de acordo com as informações que queira informar em seu documento a ser tramitado. O editor de texto assemelha-se ao de e-mails.

3.2 Editor de emails

  

Selecionando os modelos Ofício Interno ou Ofício Externo, ainda é possível:

- Acrescentar Tipo de Autoridade;

- Acrescentar o Gênero da Autoridade;

-Acrescentar um Vocativo

- Alterar o Tamanho da letra em Normal, Pequeno e Grande (por padrão o tamanho é Normal);

- Acrescentar a descrição do Tipo de documento (opcional);

- Acrescentar um controle de Numeração digitando no campo Número (opcional);

- Acrescentar um controle de temporalidade no campo Data, por padrão 00/00/0000 (opcional);

- Acrescentar o Nome do Órgão (opcional).

 

3.2 Acrescentar

 

 

 

GRAVAR

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Cria um documento temporário com a sigla TMP em seu prefixo direcionando o usuário para a tela de trabalho com outras opções de edição e ferramentas finalísticas. 

Para mais siglas usadas neste manual, verifique a TABELA DE LEGENDAS.

 

 

FINALIZAR E ASSINAR

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Gera um documento definitivo pronto para assinar. 

A partir desse ponto não é mais possível excluir o documento criado, apenas cancelá-lo.

A opção TRAMITAR fica visível onde o usuário será direcionado para uma janela de assinatura com sua senha do PBdoc).

   

Exclamação Atenção quando o usuário utiliza essa opção “finalizar e assinar”, automaticamente, o sistema retira a opção de “incluir cossignatário” (veremos esse tópico mais a frente em Incluir Cossignatário).

 

 

VER DOCUMENTO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Dar uma visão, em HTML, de como será mostrado o documento após ser gravado.

 

VER IMPRESSÃO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

PBdoc V2

 

Mostra o documento, formato PDF, em sua versão final.

 

VOLTAR

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Retorna à tela anterior, seja para a Mesa Virtual ou para a tela de ferramentas do sistema.

 

3.3 Documentos Temporários

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

O documento temporário recebe a sigla TMP e permanece nesta condição enquanto o usuário não “Finalizar”. Após ser finalizado, o documento recebe uma numeração sequencial e definitiva.

3.3 Temporário

 

  Exclamação Documentos temporários são exibidos na Mesa Virtual com o prefixo TMP e na situação “Em Elaboração”.

 

3.3 Em elaboração

 

Para mais siglas usadas nesse manual, verifique a TABELA DE LEGENDAS .

 

EDITAR DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 3.3 Editar

 

Enquanto o documento não for finalizado ou assinado, será possível editá-lo ou excluí-lo, clicando nas ferramentas “Editar” e “Excluir” respectivamente.

Para realizar a edição, clique em Editar.

 

3.2 temporário editar

 

EXCLUIR DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 3.2 Excluir

Clicando em excluir, o documento volta à tela de edição anterior.

Para realizar a exclusão, clique em.Excluir.

 

3.2 excluir teporário

 

Clicando em excluir, o sistema informa a seguinte caixa de texto:

 

3.2 Mensagem excluir

 Ao confirmar a exclusão, o PBdoc retorna a Mesa Virtual.

 

Exclamação Documentos assinados e não tramitados não podem ser excluídos, apenas cancelados, através da ferramenta “Cancelar”.

 

CANCELAR DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 3.2 Cancelar

 

As regras para cancelamento são:

- O documento tem que ter sido criado e estar assinado;

- Não é possível cancelar documentos capturados;

- O documento não pode ter sido publicizado;

- O documento não pode estar apensado ou juntado;

- Somente o subscritor do documento pode torná-lo “sem efeito”;

- Uma vez que o documento juntado tenha sido tramitado, o cancelamento só será possível após o desentranhamento deste documento estando na Mesa Virtual do subscritor.

 

 Ao clicar em 3.2 Cancelar será exibida a seguinte caixa de texto:

 3.2 Mensagem cancelar 

 

É possível desfazer o cancelamento caso seja um comando imediatamente após o cancelamento. Para isso clique em 3.2 Desfazer

 

PBdoc V2

Ao retornar à Mesa Virtual, é possível visualizar a via cancelada de um Documento.

Para essa ação, mantenha a opção EXIBIR VIAS CANCELADAS marcada Configurações da Mesa Virtual para que as vias canceladas sejam visualizadas na Guia: 3.2 Outros

 3.3 Configuração de mesa

  

3.3 Outros

 

Exclamação Lembramos que o documento deve estar apenas FINALIZADO, ou seja, NÃO TER SIDO ASSINADOPara que essa exibição na Mesa Virtual aconteça!

 

Para mais informações sobre vias consulte o item do manual Criar Vias.

Clicando no Número do documento é possível novamente Desfazer o Cancelamento.

3.3 Desfazer cancelamento

  

Ao clicar em Desfazer Cancelamento a seguinte caixa de texto será exibida:

3.3 Mensagem desfazer cancelamento

 

O documento retorna a Mesa Virtual ocupando o status do ponto de onde ele estava sendo editado, por exemplo Pendente de Assinatura, Aguardando Andamento ou Como Subscritor.

 

Algumas telas que alertam e informam a impossibilidade de Cancelamento: 

- Impossibilidade de cancelar o documento assinado devido a ele estar em tramitação. Neste caso é preciso antes Desfazer a Tramitação.

 

 3.3 Tornar o documento sem efeito

- Impossibilidade de cancelar o documento assinado devido a ele possuir documento (s) juntado (s). Neste caso é preciso fazer antes o Desentranhamento do documento Juntado.

 

 

Para mais informações sobre como cancelar um documento juntado, consulte o item Desentranhar.

 

3.4 Finalizar Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone:3.4 Finalizar

Para que o documento tenha sua identificação definitiva clique em Finalizar

3.4 Finalizar temporário

 

Após a finalização, o documento recebe numeração, data e assinatura. A assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado.

A numeração definitiva atribuída ao documento após a sua finalização é composta pelas seguintes informações: Sigla do Órgão - Sigla Tipo do Documento - Ano/ Número Sequencial.

3.4 Finalizar sequencial

 

 

3.5 Assinar Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

 

Ícone: 3.4 Assinar (1ª tela) / 3.4 Assinar azul (2ª tela)

 

Para  concluir a criação do documento, clique em Assinar.

Lembre-se: A assinatura permanecerá em destaque na cor vermelha enquanto o responsável pela assinatura não assinar o documento.

3.4 Assinar temporário

 

Será apresentada a seguinte tela com o documento criado, para que seja realizada assinatura com login e senha através da opção a ser assinalada. Para concluir a opção clique no botão 3.4 Assinar azul.

 3.4 minuta

 

O documento é apresentado como MINUTA informando que ainda não possui a característica documental definitiva desde o momento de sua criação.

 

Exclamação Caso não queira ainda tramitar o documento para o destinatário escolhido no momento da criação, desmarque a seleção TRAMITAR.

3.4 Formas de assinatura tramitar

3.4 Formas de assinatura

 

Na sequência, clicando em assinar, será solicitada sua senha de acesso ao sistema PBdoc, digite-a. Em seguida clique em “OK” para finalizar a ação.

 

Caso não digite a senha, digite uma senha errada, o sistema informa que: Não foi possível completar a operação.

3.4 senha não informada  3.4 senha inválida

 

Clique em Cancelar para retornar a tela de Assinatura do documento e siga os passos de digitação correta de sua senha.

3.4 Senha correta

 

Exclamação Após a assinatura do documento, não será possível EDITÁ-LO ou EXCLUÍ-LO, apenas CANCELÁ-LO antes da tramitação.

 

Com o documento assinado, o PBdoc retorna a tela de edição do seu documento. A partir desse momento ele assume sua IDENTIDADE DOCUMENTAL (por exemplo: COD-OFN-2022/00068) e está pronto para Tramitar, Anexar, Anotar, Definir Marcador, entre outras funcionalidades!

3.4 Aguardando andamento

 

O documento assinado aparece na Mesa Virtual com a Situação Aguardando Andamento.

Sigla:3.4 Aguardando andamento

3.4 Aguardando andamento processo

 

Caso a assinatura documento deva ser realizado por outro usuário que não é o criador inicial do documento, informe no campo “Responsável pela Assinatura”, o nome do usuário ou o código que será responsável pela assinatura do documento.

3.4 Novo

 

O nome do usuário Cadastrante (criador) do documento é informado na lateral direita da tela enquanto o usuário que será responsável pela assinatura aparece no centro inferior do documento.

 3.4 Pendente de assinatura

 

O documento será exibido na mesa virtual do usuário que criou o documento, EM ELABORAÇÃO, e com a situação PENDENTE DE ASSINATURA:

Siglas:3.4 Em elaboração     3.4 Pendente de assinatura

Na Mesa Virtual do usuário responsável pela assinatura, o documento será exibido na situação Como Subscritor e Revisar

3.4 Em elaboração processo

 

Siglas: 3.4 Como subscritor    3.4 A  revisar

Para mais siglas usadas nesse manual, verifique a TABELA DE LEGENDAS

 

3.6 Incluir Cossignatário

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Ícones: 3.6 Incluir cossignatário

Um cossignatário ou consignatário é um indivíduo que assina documento com outrem.

Um documento no PBdoc pode conter múltiplas assinaturas. É possível incluir quantos cossignatários desejar, através da opção Incluir Cossignatário antes mesmo de finalizar o documento (TMP), seja ele um expediente ou um processo administrativo.

3.6 Incluir cossignatário anotar assinar

 

3.6 Incluir processo

 

Exclamação Ao marcar um usuário como cossignatário, o documento não é tramitado automaticamente para ela. O documento estará disponível apenas para a assinatura, porém continuará na posse de quem o elaborou aguardando para o devido encaminhamento.

 

Ao clicar em Incluir Cossignatário O PBdoc apresenta a seguir uma tela para a busca de um usuário:

 3.6 Inclusão de Cossignatário

 

Digite o Nome ou o Código do Usuário desejado, ou faça a busca. Após a escolha, clique em “OK”.

3.6 Inclusão de Cossignatário com nome

 

Também é possível escolher o usuário cossignatário do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

 3.6 Dados do usuário

 

Ao clicar nos tres pontosa busca pode ser feita pelo Nome do Usuário, Lotação, Órgão. Utilize o botão 3.6 Pesquisar para buscar o usuário desejado. Para selecionar o usuário, clique no código correspondente.tres pontos

3.6 Inclusão de Cossignatário com nome 2

 

A tela de pesquisa retorna para a tela de Inclusão de Cossignatário. Para confirmar a escolha clique em 3.6 ok.

 

Em seguida, o sistema apresenta o documento com as assinaturas pendentes (em vermelho).

 3.6 Assinaturas pendente

 

 Exclamação É possível INCLUIR mais de um cossignatário para assinar o documento. Para incluir mais consignatários, clique novamente em 3.6 Incluir cossignatário e siga os passos anteriores.

 

3.6 Assinaturas pendente 2

 

Exclamação Caso queira EXCLUIR um ou mais cossignatários, perceba que existe um campo na lateral direita da tela denominada Cossignatários, lá é possível excluir o cossignatário previamente escolhido clicando no botão 3.6 Excluir

  

3.6 Cossignatários

  

Exclamação Para excluir determinado cossignatário o documento não deve estar assinado por nenhum dos subscritores. Caso esteja assinado por algum dos cossignatários, o documento só será possível ser cancelado.

 

Enquanto o documento não for assinado pelos consignatários, ele será apresentado no painel da Mesa Virtual do usuário que o elaborou na situação, “Pendente de Assinatura” e “Como Subscritor”.

3.6 Pendente de assinatura

 

Exclamação   A opção 3.4 Assinar só estará disponível para o (s) cossignatário (s) quando o criador do documento (expedientes e ou processos administrativos) tiver assinado o documento.

 

Caso o criador do documento queira monitorar o momento em que o cossignatário assinou após o criador ter assinado, sugerimos deixar desmarcada a opção tramitar antes do criador do documento clicar em assinar.

3.6 cossignatario não tramitar

  

3.6 cossignatario assinar      3.6 cossignatario assinando

 

Exclamação O nome do usuário, cargo e lotação ficam escritos na cor preta após a assinatura do criador do documento e não é mais possível excluir o cossignatário incluído antes da assinatura.

 

3.6 cossignatario assinado criador

 

Agora na mesa do cossignatário o documento aparece apenas “Como Subscritor” e a opção de Assinar está disponível. Clique no Número do documento para selecioná-lo.

 

3.6 cossignatario como subscritor

  

Clique em Assinar seguindo os mesmos passos feitos pelo criador do documento para assinar o documento. 
Perceba que a opção tramitar está desativada (Quando o criador, ao assinar o documento, desmarca essa opção antes de assinar somente ele pode tramitar o documento).

3.6 cossignatario tramitar desativado

 

Após o cossignatário assinar o documento, o PBdoc retorna a tela agora com a Situação: Aguardando Andamento e os Nome do Usuário, Lotação, Órgão agora estão todos com a fonte de cor preta e o documento saiu da Mesa Virtual do cossignatário.

 

Agora o documento está pronto para ser tramitado! 

3.6 cossignatario todos assinados

 

 

4 USO DO SISTEMA

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Para demonstrar as ferramentas do sistema, iremos utilizar os modelos de documentos: Despacho, Processo Administrativo (Genérico) e Ofício Interno. Da mesma forma é possível utilizar demais modelos tais como os demais Processos Administrativos, Documento Externo Capturado e Ofício Externo.

 

Exclamação Algumas ferramentas só estarão disponíveis após o documento ser finalizado.

 

Por exemplo:

1) Ferramentas disponíveis para modelos como Ofício Interno ou Processo Administrativo ainda em TMP

4 Em elaboração

 

2) Ferramentas disponíveis para modelo Ofício Interno após ele ser finalizado:

4 Oficio interno

 

3) Ferramentas disponíveis para o modelo Processo Administrativo (Genérico) após ele ser finalizado:

4 Processo administrativo

 

4) Ferramentas disponíveis para o modelo Despacho após ele ser finalizado.

4 Despacho

 

 

4.1 Anexar Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Ícone:4 Anexar

Para anexar um arquivo fora do sistema PBdoc utilize arquivos de padrão aberto no formato PDF (Portable Document Format) de seu computador.

 

O sistema só aceita arquivos em PDF, com tamanho máximo de 10Mb. Ao tentar anexar um arquivo com tamanho maior que 10MB surgirá a seguinte mensagem:

4 Tamanho do arquivo

 

Vamos ao passo-a-passo para anexar um arquivo PDF ao um documento Finalizado:

1)    Na sua Mesa Virtual selecione o documento clicando em seu Número.

2)    Clique em 4 Anexar

 

Será aberta uma tela onde o usuário pode inserir dados que acompanharão o (s) arquivo (s) a ser anexados.

4 Anexação de arquivos

 

3)    O usuário pode ir diretamente a anexação do arquivo clicando em  4 Escolher arquivo;

4)    Será aberto uma janela para escolha do Arquivo em PDF (*.pdf) no seu repositório local;

5)    Selecione um arquivo por vez;

6)    Clique em 4 ok ;

7)    Caso seja preciso anexar mais de um arquivo, a escolha é realizada de uma a uma vez, mas a assinatura pode ser realizada em conjunto, se os diversos anexos estiverem selecionados.

8)    Após escolher cada arquivo a anexar clique em Ok;

9)    É possível EXCLUIR cada anexo antes de assiná-los, basta clicar em “Excluir” relativo a cada arquivo;

10)    Decidido o (s) arquivo (s) PDF será preciso assina-lo (s) para concluir a ação;

 

Caso o usuário clique em 4 Cancela na tela de anexação, o PBdoc retorna a tela de ferramentas do sistema com os arquivos anexados, contudo sem estar assinados.

No Status do documento será adicionada a informação: Anexo Pendente Assinatura / Conferência.

4 Anexo pendente de assinatura

 

11)    Para finalizar a ação de assinatura do (s) arquivo (s) PDF clique novamente em Anexar;

12)    Marque os arquivos anexados que serão assinados

13)    Clique em 3.4 Assinar azul ou Clique em Assinar em cada arquivo PDF.

 

PBdoc V2

Caso o usuário clique em assinar diretamente no arquivo, será aberta uma tela que mostra a MINUTA do arquivo e logo abaixo um botão de Assinar.

4 Anexação

 

 14)    Digite a senha de acesso ao PBdoc para assinar o arquivo anexo;

PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema com o Evento: Anexação e com o arquivo assinado pelo usuário.

4 Evanto

 

Exclamação Após assinatura do anexo este não poderá ser excluído.

Clicando no arquivo anexado, é possível visualizar a assinatura do usuário no PBdoc em cada página do arquivo.

4 Assinatura visualizada

 

Exclamação Depois que o documento atinge certo tamanho, são criadas vias que os separam.

 

4.2 Anotar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

Ícone: 4 Anotar

Para registrar uma breve informação temporária em um documento (tipo Post-it), clique em Anotar.

4 Anotar subscritor

 

PBdoc V2

Preencha as informações solicitadas no campo “Nota” e clique em “OK”. O campo Nota está limitado a 500 caracteres.

4 Anotação

 

A anotação estará visível na parte inferior da visualização do documento na tela de ferramentas.

Para excluir a anotação, clique em Excluir.

4 Subscritor

 

 Exclamação A anotação não fica disponível no arquivo .PDF do documento, ela é apenas uma visualização interna.

 

4.3 Apensar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

PBdoc V2

Ícone:4.3 Apensar

Apensar um documento no PBdoc remete em associar um documento digital a outro (expediente ou processo administrativo) fazendo com que os documentos “caminhem” juntos durante suas tramitações até o momento de seus Arquivamentos.

 

 Exclamação A ferramenta APENSAR só estará disponível após ASSINAR o documento.

 

Vamos exemplificar os procedimentos a partir do modelo de expediente: Ofício Externo

1)     Selecione um documento em sua mesa virtual.

2)     Clique em Assinar o documento e siga com os procedimentos de assinatura.

4.3 Apensar Assinar

 

Perceba que a ferramenta 4.3 Apensar 2 ficou visível no menu de Ferramentas do Sistema.

4.3 Apensar Aguardando andamento

 

3)     Clique em Apensar

Abrirá uma janela onde o usuário irá escolher o Documento Mestre a ser apensado ao que está sendo utilizado.

4.3 Apensação de pensamento

 

Ao clicar nos 4.3 tres pontos a busca pode ser feita em uma tela parecida com a de Pesquisa Avançada. Utilize o botão4.3 Buscar para buscar o documento a ser apensado.

4.3 Pesquisa de documentos

4.3 Dados do documento

 

Caso o usuário saiba corretamente a descrição do documento, também é possível escolher o documento, uma vez já copiado a descrição em outra tela e colando (Ctrl + V) no campo Documento Mestre e apertar a tecla TAB em seu teclado.

4.3 Apensação de documento

Após selecionar o documento a apensar clique em 4.3 ok

 

 Exclamação Não será possível apensar um documento que esteja em outra lotação. Tramita o documento a apensar para a mesma lotação para seguir os procedimentos.

 

4.3 Operação Inválida

 

Perceba que o documento apensado aparece no quadro de monitoramento: Documentos Relacionados.

4.3 Aguardando andamento

 

Ao clicar no documento apensado, o PBdoc mostra a visualização dele deixando marcado em vermelho sempre a caixa de texto ao qual o sistema está visualizado.

4.3 Histórico

 

 Exclamação As movimentações de Apensação podem ser visualizadas clicando em Histórico.

 

4.3 Apensação

 

Outro exemplo com o modelo de expediente: Processo Administrativo Genérico.

4.3 Modelo de expediente

 

O processo administrativo genérico foi apensado ao Ofício Externo.

Perceba que o PBdoc preserva o histórico de tramitações dos documentos antes da Apensação!

No quadro de Documentos Relacionados ao clicar na caixa de texto (marcado em vermelho) do Ofício Externo, observe que o documento foi criado em um órgão (DIDES/CODATA) e foi tramitado para mais dois órgãos (GEPLANS/CODATA e GEDES/CODATA) retornando ao órgão de origem em uma 3ª tramitação (DIDES/CODATA)!

4.3 OFN71   4.3 PRC320

 

O mesmo acontece quando marcamos a caixa de texto do Processo Administrativo. O PBdoc preserva a história dos documentos antes da Apensação e continua a partir desse ponto a “caminharem” juntos.

Por exemplo, ao tramitar o Processo Administrativo da DIDES para a GEPLANS, um novo quadro de tramitação se mostra em comum para os dois documentos.

4.3 OFN71-A  4.3 PRC320-v

 

 

4.4 Desapensar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

PBdoc V2

Ícone: 4.4 Desapensar

É o ato de desfazer a Apensação do Documento Mestre.

 

Para fazer a Desapensação clique no documento que foi apensado ao Documento Mestre e em seguida clique em Desapensar.

Desapensar

 

Exclamação  As movimentações de Desapensação podem ser visualizadas clicando em Histórico.

 

4.4 Desapensar aguardando

 

4.5 Definir Marcador

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.5 Definir marcador

Para atribuir um marcador de importância para o documento com uma ou mais marcações, clique em Definir Marcador.

4.5 Definir marcador subscritor

 

Selecione os marcadores disponíveis.

 4.5 Marcadores

 

Os ícones utilizados como marcadores são:

4.5 pasta *(É preciso existir Anotação)

4.5 Documento analisado

4.5 Idoso

 4.5 Como revisor

4.5 Urgente

 4.5 Retenção de INSS

4.5 Pronto para assinar

4.5 Demanda judicial

4.5 Demanda media

4.5 Demanda baixa

 

A marcação ficará visível na tela do uso das ferramentas na lateral direita.

4.5 Marcadores definidos

 

PBdoc V2

Ao adicionar Anotações e Marcadores no documento, o PBdoc cria uma via do documento e o posiciona na Mesa Virtual com o Status Alertas, fazendo com que seja exibido um Post-It de cor amarela na coluna Situação.

4.5 Mesa virtual

 

Ao passar o cursor do mouse em cima da marcação é possível ver a anotação criada.

 4.5 Situação

 

Para excluir um ou mais marcadores, basta clicar no ícone da lixeira ao lado da descrição do marcador na tela das ferramentas do sistema. 

Se não houver marcadores, não haverá sinalização de anotações no documento quando o usuário estiver visualizando o documento na Mesa Virtual.

 4.5 processo

 

4.6 Definir Perfil

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.6 Definir perfil

A funcionalidade Definir Perfil (ferramenta melhorada da versão anterior vista como “Definir Acompanhamento”) permite que o usuário se cadastre ou seja cadastrado para acompanhar a movimentação de um documento na condição de gestor, interessado, liquidante, autorizador ou revisor.

 

Para vincular um documento a um perfil de usuário ou unidade, clique em Definir Perfil.

 4.6 Definir perfil 318

 

O sistema apresenta a tela abaixo para a seleção do Perfil.

 4.6 Vinculação

 

No campo Responsável, digite o nome do usuário ou lotação desejada. 

 

Na sequência, você pode:

- Escolher digitar o nome do usuário ou código e se for lotação digite o código da lotação para o responsável. 

- Clicar no campo dos 3 pontilhados tres pontos e fazer a busca conforme visto em tutoriais anteriores;

- Digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários).

 

Selecione o perfil desejado:

 4.6 Perfil

Clique em Ok.

PBdoc retorna a tela de ferramentas do sistema com o campo Perfis ativado na lateral direita do documento.

 4.6 Perfis

 

Exclamação O documento fica na Mesa Virtual do usuário que foi cadastrado com a Definição de Perfil colocado com o Status 4.6 Acompanhando e com a Situação definida pelo criador do documento, podendo ser gestor, interessado, liquidante, autorizador ou revisor

 

Para visualizar todas as ações feitas no documento, basta clicar em sua numeração 

4.6 Acompanhando processo

 

O cancelamento do acompanhamento pode ser desfeito a qualquer momento.

 

Para cancelar o acompanhamento de um documento, o usuário deve:

- Abrir a funcionalidade 4.6 histórico (tanto no perfil do criador do documento como no perfil do interessado);

- Identificar a coluna Evento, na linha: Definição de Perfil de Ordem;

- Ir até a coluna Descrição e logo abaixo do perfil escolhido (gestor, interessado, liquidante ou revisor), e clicar em Cancelar.

4.6 Cencelamento

 

Será exibida uma tela onde o usuário pode relatar informações que justifiquem o cancelamento do acompanhante do documento.

4.6 Geral como gestor

Caso o usuário não queira detalhar informações, basta clicar em Ok.

 

O documento sai da Mesa Virtual do usuário que estava cadastrado com o perfil acompanhante. 

 

 

4.7 Duplicar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.7 Duplicar

Esta operação criará um documento com os mesmos dados do atual.

 

Exclamação Caso a descrição do novo documento seja diferente, o referido campo deverá ser obrigatoriamente editado / alterado.

 

Para duplicar um documento, clique no ícone Duplicar.

4.7 Pendente de assinatura

 

 

PBdoc pergunta ao usuário se deseja prosseguir com a duplicação do documento, clique em Ok para continuar.

O documento duplicado aparece na tela como um arquivo TMP (ou seja, editável, aguardando finalização, assinatura e posterior tramitação), com as mesmas características do que foi utilizado na duplicação. 

Pode-se duplicar todos os modelos de documentos (despachos, ofício, processos administrativos...).

4.7 Em elaboração     4.7 Em elaboração pendente de assinatura

 

 

 

4.8 Histórico

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.6 histórico

Para visualizar o histórico de todo o documento, clique em Histórico.

4.8 Como subscritor

 

Será apresentada a tela na qual mostram-se o histórico das informações de todos os Eventos executados no documento principal desde sua criação até o momento atual que se encontra o documento.

4.8 Eventos

 

CANCELAR PERFIL DE USUÁRIO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

Cancelar o usuário que foi marcado com a Definição de Perfil.

4.8 Geral

 

Ao clicar em Cancelar abrirá uma tela para que o usuário possa detalhar Data, Responsável e Motivo da remoção do perfil do usuário acompanhante do documento.

 4.8 Cancelamento de moviemento

 

Ao final da ação, clique em Ok para retornar a tela de Ferramentas do Sistema já sem o acompanhante escolhido em Definir Perfil.

 

PROTOCOLO DE TRAMITAÇÃO E ARQUIVAMENTO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

PBdoc V2

Verificar o Protocolo de dois eventos:

Protocolo de Trâmite

Protocolo de Arquivamento

 

Ao clicar em Protocolo na linha Evento de Trâmite abrirá uma tela onde o usuário do PBdoc pode visualizar informações relativas aos setores de origem e de destino ao qual foi tramitado o documento.

4.8 Protocolo de transparencia

 

 Ao se clicar em 4.8 Imprimir abrirá uma janela para impressão do documento ou até mesmo salvar em PDF.

 

4.8 Impressão

 

PBdoc V2

Ao clicar em Protocolo na Linha Evento Arquivamento Corrente abrirá uma tela onde o usuário do PBdoc pode visualizar informações relativas ao setor que enviou o documento para Arquivamento.

 

4.8 protocolo de arquivamento.png

 

Ao se clicar em 4.8 Imprimir abrirá uma janela par aimpressão do documento ou até mesmo salvar em PDF.

4.8 tela de impressão prot de arquiv.png

 

PBdoc V2  

Vantagens da nova opção Protocolo:

- É possível salvar em PDF ou imprimir para que o usuário que recebeu o documento possa assinar e datar quando houver uma tramitação, até para fins de comprovação de sistema em off-line.

- Controle de tramitação para órgãos externos ao PBdoc, onde ao se imprimir ou enviando o protocolo por e-mail em PDF consegue-se provar que o documento foi tramitado para o órgão e seguir com os fluxos documentais entre plataformas diferentes de gestão documental.

- Controle de documentos arquivados onde o protocolo registra a temporalidade do documento desde o momento de sua criação até o arquivamento incluindo o registro do usuário que arquivou com data, horário e assinatura.

 

Para retornar a tela de Ferramantas do Sistema, clique em 4.8 Ver documento completo

4.8 Ver documento completo processo

 

Clique em 4.8 Voltar

4.8 Voltar processo

 

4.9 Ver Documento Completo

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

Ícone: 4.9 Ver documento completo

Para visualizar todos os documentos produzidos, anexados, juntados, incluído internamente ou externamente por outros usuários, clique em Ver Documento Completo.

4.9 Ver documento completo processo

 

O sistema abre uma tela para visualização, e o usuário pode escolher entre ver completo, ou apenas a página que lhes interessar.

 4.9 Tela cheia

 

É possível selecionar como deseja visualizar o documento. Visualizar como HTML ou como .PDF que gera arquivo com marcas de assinatura (código de barras e QR Code).

4.9 Tipo documento

 

Selecione qual tipo de visualização e clique em 4.9 Abrir

 

Uma guia será aberta e o usuário poderá ver o documento, baixar, ou até imprimir.

4.9 Ver baixar imprimir

 

É possível visualizar o documento também em 4.9 tela cheia titulo.

4.9 tela cheia processo

 

Para retornar à visualização padrão, clique em 4.9 Abrir indice

4.9 abrir indice processo

 

Para voltar a tela de Ferramentas do Sistema do documento, clique em Visualizar Movimentações.

4.9 Visualizar movimentação

 

4.10 Incluir Cópia

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h31

 

Ícone: 4.10 Incluir cópia

É possível incluir cópias de documentos produzidos no PBdoc, para isso basta utilizar a ferramenta Incluir Cópia.

Exclamação É preciso que o documento (expediente ou processo) esteja, pelo menos, finalizado para se poder visualizar a ferramenta Incluir Cópia.

Clique no botão Incluir Cópia.

4.10 Pendente de assinatura

 

Será aberta uma tela para seleção de documento produzido no PBdoc

 4.10 Inclusão de cópia

 

Clique no campo dos 3 pontilhados tres pontos para fazer a busca de documentos conforme visto em tutoriais anteriores.

4.10 Pesquisa de documentos

4.10 Dados do documento

 

Também é possível digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários). Após a escolha do documento, clique em Ok.

4.10 Inclusão de cópia de documento

 

A cópia do documento aparecerá na parte inferior da tela de ferramentas do sistema.

 4.10 Processo

 

Também é possível visualizar em Histórico o Evento Inclusão de Cópia.

4.10 Incluir cópia pendente

 

É possível Desfazer a Inclusão de Cópia clicando em 4.10 Desfazer cópia

Ao clicar em Desfazer Inclusão de Cópia surgirá uma caixa de texto informado o cancelamento da última movimentação.

4.10 Confirma o cancelamento

 

 

Exclamação O 4.10 Desfazer cópia texto só fica disponível até que a próxima ação não seja feita, mesmo que a cópia não tenha sido assinada, não será mais possível desvinculá-la do documento.

4.10 Desfazer

Por exemplo, foi feita uma Anotação e o sistema já suprimiu o Desfazer Incluir Cópia para Desfazer Anotação e assim por diante se forem executados outros comandos nas Ferramentas do Sistema.

 

Exclamação O documento pode ser tramitado com ou sem Assinatura do seu Subscritor na cópia incluída.

4.10 Cópia

Cópia incluída ao documento com Assinatura do Subscritor

4.10 Cópia de minuta    4.10 Cópia de minuta capa proc.png

Visualização de inclusão de cópia de Ofício e Processo Administrativo ao documento sem estar Assinada pelo Subscritor (fica como CÓPIA DE MINUTA)

 

4.11 Incluir Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h31

 

Ícone: 4.11 Incluir documento

Incluir um documento no PBdoc significa gerar um despacho (documento digital), a ser anexado ao documento que está sendo elaborado.

InterrogaçãoDespacho é um termo jurídico que define a resolução de uma autoridade, em relação a um requerimento ou petição a si dirigido, de modo a tornar o despacho deferido ou indeferido.

 

Para incluir um despacho ao documento clique em Incluir Documento.

4.11 Incluir documento processo

 

O sistema abre a tela para criação do despacho onde deve-se preencher prioritariamente os campos: Responsável pela Assinatura, Destinatário, Tipo Documental e Assunto.

4.11 Incluir documento texto

 

Em seguida, o usuário pode preencher os demais campos, inclusive o Texto do Despacho que pode ser um pré-definido pelo PBdoc ou selecionando o Texto na opção [Outro], o usuário escreve o seu texto no campo em branco.

4.11 Texto do despacho

4.11 Gravar

Ao finalizar clique em Gravar

É possível, antes de gravar, Ver Impressão de como ficará o despacho a ser impresso ou Ver Documento de como ele será exibido na visualização do documento (em .PDF) após ser gravado.

4.11 Processo

4.11 Processo Incluir

 

Ao clicar em gravar o PBdoc gera o despacho na forma de documento temporário, com a sigla TMP + a numeração desse TMP de sua temporalidade em ordem crescente, para que seja possível conferir o texto.

 4.11 TMP

Perceba que, na lateral direita do despacho gerado aparece o quadro Documentos Relacionados com o arquivo TMP vinculado ao Documento que está sendo trabalhado.

 

Com o texto conferido na tela das ferramentas do sistema o usuário deverá clicar em Finalizar e ou diretamente Assinar para gerar um documento definitivo.

4.11 Processo tmp

 

Clicando em Finalizar, a descrição do despacho já aparece no quadro de Documentos Relacionados.

4.11 Processo tmp 2

 

Ao clicar na caixa de texto do documento principal em Documentos Relacionados, será exibida uma tela com um status, na lateral direita, de Pendências no documento que está associado.

4.11 Processo tmp 3

 

Clique na descrição do documento (exemplo: COD-DES-2022/02931) para retornar a tela do despacho que está finalizado para poder assiná-lo.

Siga com os procedimentos de Assinatura do despacho

4.11 Minuta

 

Caso ainda não queira tramitar o documento junto agora com despacho, desmarque a caixa Tramitar.

 4.11 Confirme os dados do documento

 

No caso de a opção “Tramitar” não ter sido escolhida no momento da assinatura, será preciso ir ao documento, ao qual o despacho está vinculado, para realizar a tramitação. Para isso, deve-se clicar na caixa preta com o número do processo que se localiza na lateral direita da tela. 

 

Após a assinatura o PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema onde pode-se observar que o Evento Juntada aparece abaixo do despacho.

 4.11 Juntada processo

O sistema lhe conduzirá à tela principal do documento ao qual o despacho está vinculado, nela clique na opção “Tramitar” para encaminhar o documento e o despacho para seu destinatário.

 

Exclamação Também é possível observar o Evento Juntada na tela do histórico do documento.

 

 4.11 Juntada

 

Ao clicar na caixa de texto do documento Principal (por exemplo: COD-DES-2022/02930) percebe-se que o status de Pendência não aparece mais.

 

Ao clicar em Ver Documento Completo o despacho juntado estará presente na última página do documento Completo.

 4.11 Ver documento completo

 

 

4.12 Juntar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.12 Juntar

Essa funcionalidade permite incorporar documentos internos criados na mesma lotação no ambiente do PBdoc a outros documentos internos.

Para juntar documentos que já foram criados ou capturados no sistema, é preciso primeiramente que ele esteja assinado. Após assinar, selecione aquele que será o secundário e clique na Ferramenta Juntar.

4.11 Juntar processo

 

PBdoc apresenta a tela para a seleção do documento principal

 4.12 Juntada de documento

  

Exclamação Perceba que em Documento Mestre fica marcando obrigatoriamente a escolha Documento Interno.

 

Você deve digitar completamente o código do documento principal no campo antes dos ... tres pontos, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB (duplas setas em sentidos contrários em seu teclado).

4.12 juntada de documento 2

 Com os dados preenchidos clique em Ok.

 

Após a “juntada”, o vínculo entre os documentos será apresentado no diagrama Documentos Relacionados, no lado direito da tela, a juntada também pode ser observada no item Vias.

4.12 Juntada de documento processo

 

Exclamação Todos os documentos juntados ao documento principal serão apresentados na parte inferior da tela do documento em Ferramentas do Sistema.

 

 4.12 Juntada de documento prcesso2

 

Exclamação Para juntar documentos ambos precisam estar localizados na mesma Lotação.

 

Ao juntar um documento, é fundamental ter certeza de que se está no documento principal, ou seja, o primeiro do diagrama “Documentos Relacionados”, no lado direito da tela para se seguir com demais ações, como por exemplo TRAMITAR.

Exclamação A juntada é do ofício interno ao processo administrativo e não o contrário.

Para desfazer a juntada, clique em 4.12  Desfazer juntada  na tela do documento que foi feita a Juntada.

Essa funcionalidade permite desfazer a incorporação enquanto não for realizada outra operação com o documento.

4.12 Desfazer juntada

 

Ao clicar em Desfazer Juntada surgirá a seguinte caixa de texto

 4.12 Caixa de texto

Clique em Ok para confirmar ou Cancelar para continuar sem Desfazer Juntada.

 

 

4.13 Desentranhar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.13 Desentranhar icone.png

A opção Desentranhar ou Cancelamento da Juntada, permite ao usuário que juntou um documento a um documento mestre, cancelar essa ação. O desentranhamento só será possível se o documento estiver em sua mesa virtual.

Para desentranhar um documento a partir do documento mestre, deve-se:

- Identifique o documento mestre em sua mesa virtual

 

DICA: use Filtrar docs. da mesa e digite, por exemplo, a numeração do documento mestre que está em sua mesa virtual.

4.13 mesa virtual.png 

 

- Clique no Número do documento procurado.

4.13 mesa virtual 2.png 

 

Abrirá a tela de Ferramentas do Sistema.

- Identifique no painel abaixo do documento, na Coluna Evento = Juntada o documento e clique na Identificação dele.

4.13 Evento juntada.png 

 

Abrirá a tela do documento selecionado, no exemplo acima selecionamos o documento COD-DES-2022/02948.

4.13 Desentranhar tela.png 

- Perceba que existe na barra de ferramentas a opção Desentranhar, clique nele.

 

- Será vista uma tela onde o usuário pode preencher: Data, Responsável e Motivo do Cancelamento da Juntada. É obrigatório o preenchimento do motivo do desentranhamento!

4.13 Desentranhar motivo.png 

 

Exclamação A ferramenta Desentranhar DEVE ser utilizada para documentos juntados a modelos Processos Administrativos (genéricos e demais modelos de processos) para que o efeito da numeração no volume seja válido dentro da sequência de documentos e preservando os princípios da Gestão Documental.

 

PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema e exibe um Diagrama com a indicação que o documento foi desentranhado do Processo. A ligação dos documentos relacionados da Juntada deixa de ser tracejada com uma seta e passa a ser com um traço contínuo.

4.13 doc rel juntado.png   4.13 doc rel desentranhado.png 

 

PBdoc exibirá um documento chamado Certidão de Desentranhamento informando que o documento desentranhado foi substituído por esta certidão e que todos os documentos juntos (anteriormente e posteriormente) foram preservados sem ferir a sua numeração sequencial.

Para visualizar a Certidão de Desentranhamento, clique em Ver Documento Completo seguindo os passos para visualizar o documento conforme necessário.

Perceba que a Certidão de Desentranhamento informa as folhas que foram desentranhadas do processo Administrativo em epígrafe sem ferir a sequência numérica dos trâmites documentais envolvidos.

Exemplo 1

4.13 Cert desentrnhamento ex1.png

 

Exemplo 2

4.13 Cert desentrnhamento ex2.png

 

 Exclamação O evento Desentranhamento estará visível na tela das Ferramentas do Sistema.

 

4.13 desentranhamento ferram sist.png

 

Clicando em Ver / Assinar, abrirá uma tela ao qual o usuário que solicitou o Desentranhamento terá que assinar a certidão de desentranhamento para torná-la com efeito no documento que substituiu o que estava juntado.

Você também pode  4.13 visualizar.png mais uma vez a folha no formato de impressão da Certidão de Desentranhamento clicando em Visualizar.

 

E finalmente clique em Assinar.

4.13 assinar autenticidade desentranhamento.png

 

PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema atualizando no Evento Desentranhamento que a Certidão de Desentranhamento foi assinada.

4.13 cert assinada ferr sist.png

 

 

4.14 Reclassificar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.13 Reclassificar

Ao clicar em Reclassificar o PBdoc permite que o usuário modifique apenas o Tipo Documental do Documento produzido.

 

Clique em Reclassificar

 4.13 Aguardando andamento

 

PBdoc mostra uma tela a qual o usuário deve preencher qual será a nova Classificação do Documento.

4.13 Reclassificação

 

Você deve digitar completamente o código da nova Classificação no campo antes dos ... tres pontos, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB (duplas setas em sentidos contrários em seu teclado).

Caso prefira, clique no ... tres pontos, para proceder a pesquisa de Tipo Documental.

4.13 Pesquisa de tipo documental

Após escolher a classificação, caso necessite, preencha os demais campos: Data, Responsável.

 

Exclamação O campo Motivo é obrigatório!

 

4.13 Auditar 

Clique em Ok para reclassificar.

 

 4.13 Tipo documental

 Tipo documental anterior.

 

4.13 tipo documental 2

 Tipo documental Reclassificado.

 

4.15 Redefinir Acesso

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h29

 

Ícone: 4.14 Redefinir

Depois que o documento estiver finalizado ou assinado, ainda é possível Redefinir Acesso para o documento criado.

Após clicar em Reclassificar Acesso abrirá uma tela onde o usuário pode escolher modificar o Nível de Acesso para o documento.

4.14 Redefinir acesso

 

É possível escolher entre:

- Público;

- Limitado ao Órgão (se não houver mudança de acesso na criação do documento, o PBdoc sempre criará o documento como padrão com esse nível de acesso);

- Limitado de pessoa para divisão;

- Limitado de divisão para pessoa;

- Limitado entre lotações;

- Limitado entre pessoas.

 4.14 Nível de acesso

 

Exclamação Para saber mais os detalhamentos sobre os níveis de acesso, veja a seção: Incluir Dados e Redigir Documentos no subitem ACESSO.

 

Note que, na lateral inferior direita da tela de Ferramentas do Sistema o Acesso foi modificado, por exemplo de Limitado ao Órgão para Público

4.14 Limitado ao orgão

4.14 Nível de acesso público

As limitações desse ponto em diante serão aplicadas quanto ao acesso ao documento quando forem feitas as redefinições.

 

4.16 Auditar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h29

 

PBdoc V2

Ícone: 4.15 Auditar

A opção Auditar permite que o usuário possa fazer verificações mais a fundo de todas as alterações, inclusões, exclusões, identificação de quem modificou dados no documento no PBdoc.

A ferramenta Auditar pode ser utilizada após acessar o Histórico do documento.

4.15 Auditar histórico

 

Na tela de Histórico perceba na divisão Geral existem a opção Auditar selecionável. 

4.15 Auditar Pendente

 

Perceba as possibilidades que surgem após clicar em Auditar.

4.15 Auditar Pendente 2

 

- Na coluna Data agora é possível verificar a hora, minuto e segundo que ocorreu em cada Evento;

- Com a opção Auditar ativada é revelada a coluna Responsável informando os dados de sua Lotação e nome do usuário (Pessoa) que executou o evento;

 

Exclamação Ao sair da tela de Histórico as visualizações de Auditar serão novamente ocultadas.

4.17 Criar Vias

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h28

 

Ícone: 4.17 criar vias icone.png

 Esta operação criará uma ou mais vias do mesmo documento.

Ao clicar em Criar Via, aparecerá a caixa de texto:

4.17 criar vias alerta.png

Clique em OK para criar uma via.

  

Perceba que a via é mostrada em um quadro denominado VIAS

4.17 criar vias quadro.png 

 

Crie quantas vias do documento forem necessárias, o quadro VIAS mostrará as novas vias criadas.

4.17 criar vias exemplos.png 

 

Ao clicar na letra que indica cada via, a tela do documento muda. Por exemplo, ao clicar na letra C da via, o cabeçalho da tela de Ferramentas do Sistema muda para 3ª Via.

 4.17 criar vias ferr sist.png

 

 Ao clicar em Geral no quadro Vias, o PBdoc retorna a Via A ou 1ª Via.

Uma vez que o usuário assinar o documento e criar vias desse documento. O cancelamento de pelo menos uma via acarretará no cancelamento de todas as outras criadas.

 

Vamos cancelar uma via de um documento com 4 vias.

Ao clicar na letra de qualquer via, por exemplo na Via D, automaticamente a tela de ferramentas do sistema mostra que é a 4ª via do documento. Clique em Cancelar

4.17 criar vias cancelar.png

 

Será mostrada a caixa de texto informando o cancelamento do documento (irá torná-lo sem efeito). Clique em OK para confirmar a ação de cancelamento da via.

4.17 criar vias alerta cancelar.png 

 

Surgirá uma tela ao qual o usuário deve informar o motivo do cancelamento.

4.17 criar vias motivo.png

Após digitar o motivo (obrigatório), clique em Ok ou cancelar para voltar a ação.

 

Perceba que todas as vias foram canceladas.

4.17 criar vias resultado cancelamento.png 

 

Exclamação É possível Desfazer Tornar sem Efeito. Essa ação irá desfazer o cancelamento do documento incluindo o cancelamento de todas as vias. Para tal, clique em Desfazer Tornar sem Efeito para que o documento volte a ser utilizado.

 

Aparecerá a caixa de texto:

4.17 cria vias desfazer cancelamento.png

 Todas as vias estarão ativas novamente.

 

Exclamação Caso o usuário queira tornar sem efeito um documento que não esteja em sua tela de Ferramentas do Sistema, utilize a: Pesquisa Avançada e ou buscar na Mesa Virtual seguindo os procedimentos para execução de cada ação.

 

Vale relembrar que para que a via cancelada seja exibida na Mesa Virtual no Status Outros, as Configurações da Mesa Virtual devem estar com a caixa Exibir vias canceladas “marcada” e o documento deve estar apenas FINALIZADO, ou seja, NÃO TER SIDO ASSINADO.

4.17 criar vias config mesa virtual.png

 

Por exemplo:

4.17 criar vias outros.png

 

Ao clicar na via cancelada, a tela das ferramentas do sistema mostra que realmente o documento foi apenas finalizado com textos de nome, cargo e lotação em vermelho.

4.17 criar vias ver cancelado.png

 

5 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h28

5.1 Tramitar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h27

 

Ícone: 51 Tramitar

Vamos tratar a ação de Tramitar separadamente devido sua finalidade ser considerada de grande relevância na gestão documental e correta utilização no PBdoc.

A funcionalidade Tramitar permite transferir o documento para outro usuário ou outra unidade do próprio órgão ou de outro órgão. Para realizar a ação, clique em Tramitar.

Para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

 

Exclamação Relembrando que, enquanto o documento não estiver assinado, o nome do usuário, cargo e lotação aparecerão em vermelho.

 

Percebe que o PBdoc mostra também que o documento está com o Status Pendente de Assinatura. Isso é mostrado na área lateral direita do documento na tela de Ferramenta do Sistema no quadro Vias... 

51 Pendente de Assinatura

 

e na Mesa Virtual

 5.1 Pendente de assinatura

 

Após Assinar o documento, será possível ver o ícone Tramitar.

5.1 Aguardando andamento tramitar

 

Ao clicar em Tramitar, será apresentada a tela para a seleção do destinatário a partir de uma das três opções:

 

PBdoc V2

Lotação (na versão anterior esse campo se chamava Órgão Integrado): A tramitação será feita para o Órgão destinatário, onde todos da mesma lotação poderão ver e receber o documento em suas Mesas Virtuais.

5.1 Lotação

 

Código ou Nome do Usuário (na versão anterior esse campo se chamava Usuário):A tramitação será feita diretamente para a Mesa Virtual de um usuário específico selecionando o seu código de identificação no PBdoc ou seu Nome cadastrado no sistema.

 

Externo: A tramitação será feita para órgãos que não estão vinculados ao PBdoc. Esse trâmite não acarreta o envio digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário imprimir o documento e remetê-lo fisicamente ou realizar o trâmite por outro sistema em uso pelo órgão destinatário. Após tramitar nesse formato, confira a seção Protocolo para ver e imprimir a folha de tramitação do órgão de origem para o destinatário externo cadastrado no banco de dados do PBdoc.

5.1 Folha de tramitação

 

Clique nos 3 pontos para ver os destinatários externos cadastrados.

5.1 Dados do órgão externo

 

Escolha o órgão clicando na sua Sigla.

5.1 Escolha a sigla

 

A tela de tramitação retorna com o órgão selecionado.

Para tramitar o documento, clique em: 5.1 Ok

 

Exclamação O campo Data de devolução, quando preenchido, exige que o documento seja devolvido ao tramitante. Caso não queira que o documento volte, deixe esse campo sem preencher. Caso este campo seja realmente preenchido, é preciso que o destinatário devolva o documento, para que avisos de alertas deixem de ser emitidos sobre esta notificação.

 

Após a tramitação, será apresentado um DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES, ao lado direito da tela do documento.

Para exemplificar, iremos mostrar algumas telas onde ocorrem mudanças no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES de documentos em algumas lotações e órgãos.

 

Para exemplificar, iremos:

1) Criar e assinar um Processo Administrativo, modelo Pagamentos de Pessoal e Reflexos com acesso limitado Público;

2) Incluir uma cópia de documento criado no PBdoc e assiná-lo;

3) Incluir um Documento (despacho), assiná-lo e juntá-lo;

4) Anexar um PDF e assiná-lo.

1) 5.1 Criar processo administrativo

2) 5.1 Incluir cópia

3) 5.1 Incluir documento

4) 5.1 Anexar PDF e assinar

Vamos fazer três tramitações:

I)                 Para uma lotação do mesmo órgão;

II)               Para uma lotação em outro órgão;

III)              Para a lotação de origem (com um despacho).

Vamos iniciar com a tramitação para uma lotação do mesmo órgão.

 

Na tela de Ferramentas do Sistema, clique em 51 Tramitar

 

Exclamação Lembramos que para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

 

5.1 Tramitar e Assinar

Para este exemplo não iremos estabelecer Data de devolução.

Clique em Ok para tramitar o documento. 

5.1 Ok tramitar documento

 

Perceba que após a tramitação a tela de Ferramentas do Sistema fornece novas informações em:

- Volumes, informa que o documento está na Caixa de Entrada (Digital) da lotação que foi tramitado o documento;

- Tramitação, agora mostra o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES informando que o documento saiu de sua lotação de criação e chegou a lotação de destino (caixa de texto na cor vermelha);

5.1 Diagrama de tramitações

Observe que a lotação destacada em vermelho indica onde o documento está e o número do passo da tramitação. 

Exclamação Ao tramitar um documento composto (por exemplo, juntado), é fundamental ter certeza que se está no documento principal. Quando não estiver no documento principal, será exibido no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES uma tela similar a abaixo na qual será apresentado o diagrama Documentos Relacionados.

 

5.1 Documentos relacionados

Clique no documento listado na Coluna Assunto para retornar ao documento principal.

 

Observe que na Caixa de Entrada da Lotação de Tramitação, o documento se encontra com o status A Receber, para receber o documento o usuário logado na Lotação DEVE CLICAR na Identificação do documento na coluna Número.

5.1 Assunto

 

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

5.1 Aguardando andamento

 

Vamos agora tramitar o documento para uma lotação em outro órgão.

Perceba que no passo 2 o documento foi tramitado de Setor na CODATA para outro Setor Na SEECT (Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia)

5.1 tramitar o documento para uma lotação em outro órgão

 

Como o documento foi tramitado para a Lotação, mude a visualização dos documentos na sua Mesa Virtual de Lotação para Usuário.

5.1 Mesa virtual lotação   > 5.1 Mesa virtual usuário

 

Clique no número do documento que foi tramitado. Ele está com status Caixa de entrada, situação A Receber.

5.1 Situação a receber

 

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

E para finalizar o exemplo, vamos tramitar o documento para a lotação de origem com um despacho (inclusão de documento). E ver como fica o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES.

 

Exclamação Também é possível visualizar todas as movimentações pela tela de Ver Documento Completo.


5.1 Ver documento

 

E finalmente, vamos verificar como fica a visualização do documento no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES ao se tramitar para o local de origem com um despacho (Incluir documento)

Veja que é possível também gerar um PROTOCOLO AO CONCLUIR O TRÂMITE. Para mostrar esse protocolo, deixe marcada a caixa e depois clique em Ok.

5.1 Protocolo ao concluir trâmite

 

5.2 Protocolo de Transferência

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h27

 

PBdoc V2

Protocolo de Tramitação pode ser visualizado utilizando a Ferramenta do sistema HISTÓRICO. Para mais informações consulte a seção PROTOCOLO.

5.2 Protocolo

Tela de Visualização para impressão do Protocolo de Tramitação.

 

Perceba que o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES agora apresenta um passo mostrando que o documento retornou a sua lotação de origem.

5.2 Diagrama de tramitações

 

5.3 Desfazer Tramitação de Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

A funcionalidade “Desfazer Trâmite” permite desfazer a tramitação do documento.

Enquanto nenhum usuário da lotação destino não clicar no documento tramitado que está na Mesa Virtual da Lotação em Caixa de Entrada ainda será possível Desfazer Trâmite

5.3 Desfazer Trâmite

 

 

Exclamação Caso a tramitação tenha sido efetivada, é preciso que o emissor do documento entre em contato (fora PBdoc) com o destinatário (havendo necessidades de alterações) para tramitar o documento de volta, só assim ele terá o documento em sua mesa virtual novamente. Uma vez tramitado de volta, o documento estará em sua caixa de entrada (digital).

 

5.4 Diagrama de Tramitações

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

O Diagrama de tramitações é um quadro localizado em Ferramentas do Sistema que ilustra os caminhos que o documento percorre no PBdoc ao passar pelas Lotações e seus respectivos Órgãos.

Legenda:

- A figura que representa onde o documento foi criado é de forma OVAL;

- A figura que representa por onde o documento está tramitando é de forma RETANGULAR;

- A 1ª PALAVRA dentro de cada figura representa a lotação;

- A 2ª PALAVRA dentro de cada figura representa o setor;

- O numeral que conduz o caminho entre as figuras representa a quantidades de tramitações que o documento está sofrendo;

- A SETA mostra o sentido de onde o documento veio e para onde foi;

- A caixa de texto que esteja na cor vermelha identifica onde o documento está atualmente.

5.4 Diagrama de tramitação

 

Exclamação Quanto maior for a caminho e lotações que um documento percorrer no PBdoc maior será o seu Diagrama de Tramitações.

 

Exemplos de Diagramas de Tramitações.

5.4 Diagrama de tramitações 1  5.4 Diagrama de tramitações 2

 

6 RECEBER DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

Exclamação Para receber um documento enviado a lotação ou ao usuário no PBdoc, este será apresentado na Mesa Virtual na situação 6 A Receber com status Caixa de Entrada do destinatário ao qual foi tramitado o documento.

6 Número

Clique na descrição do documento que está na coluna Número 

 

Exclamação Perceba que na Barra de Status dos documentos na Mesa Virtual mostra duas informações importantes que indicam as quantidades de documentos que foram feitos trâmites destinados ao Usuário e a Lotação.


6 Usuário e Lotação

Por exemplo: na imagem a seguir mostra que foram tramitados 13 documentos destinados ao Usuário e 54 para a Lotação.

6 Exemplo Usuário e Lotação

 

PBdoc V2

Em Configurações da Mesa Virtual é possível limitar a quantidade de documentos a trazer. Caso necessite visualizar todos os documentos de cada Status da Mesa Virtual, clique em 6 Mais

6 Quantidade de documentos a trazer

 

6 Em elaboração mais

 

Após o recebimento do documento, este irá ser transferido automaticamente para sua Mesa Virtual com um novo status: Aguardando Andamento

6 Aguardando Andamento

 

7 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

7.1 Arquivamento Corrente

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

 

Ícone: 7.1 Arquivo Corrente

Para encerrar a tramitação do documento e dar início à contagem de seus prazos de guarda na Unidade Produtora, clique em Arq. Corrente.

 

Exclamação O ícone de Arq. Corrente só estará disponível na tela das ferramentas do Sistema se o documento for assinado.


7.1 Arq. Corrente

 

Após clicar em Arq. Corrente o PBdoc notifica o usuário com a seguinte caixa de texto:
7.1 Notificação Arq. Corrente

 

Clicando em Histórico é possível visualizar o evento na coluna Evento Arquivamento Corrente

 

7.2 Protocolo de Arquivamento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

 

Ainda no Histórico é também possível visualizar na coluna Descrição Protocolo um resumo do procedimento feito no Arquivamento do documento.
7.2 Descrição Protocolo

Clique em Protocolo.

 

Abrirá uma tela para impressão do Protocolo.
7.2 Protocolo de transferência

 

Clique em imprimir para visualizar a tela de impressão do Protocolo. Nessa tela você também pode escolher salvar o protocolo em arquivo no formato .PDF.
7.2 Salvar como PDF

 

Caso queira imprimir, escolha uma impressora ligada ao seu equipamento e clique em Imprimir.

Voltando à tela da Mesa Virtual, perceba que o documento agora estará situado com status Outros na situação Arquivo Corrente
7.2 Outros Arquivo Corrente

 

7.3 Desarquivamento Corrente

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25


Ícones: 7.3 Desarquivamento Corrente  7.3 Desfazer Desarquivamento

É possível que o criador do documento possa desfazer o arquivamento corrente uma vez que o arquivamento for executado. Para tal ação, vá na Mesa Virtual e encontre o Status 7.3 Outros clicando no documento com a Situação Arquivado Corrente.

7.3 Situação Arquivado Corrente

 

PBdoc abrirá a tela de Ferramentas do Sistema onde é possível visualizar o ícone de Desarq. Corrente.

 

7.1 Clique Desarq. Corrente

Clique em Desarq. Corrente,  O PBdoc informa a seguite caixa de texto:

 

7.3 Notificação Desarq. Corrente

Clique em Ok para desarquivar o Documento.

 

Perceba que agora é possível também Desfazer Desarquivamento, contudo essa ação será suprimida após outra ação for imediatamente feita.
7.3 Desfazer Desarq.

 

Ao clicar em Histórico, o evento Desarquivamento estará presente.
7.3 Desarquivamento

 

PBdoc V2

Para visualizar mais detalhes no Histórico clique em 7.3 Auditar, serão revelados campos na coluna Data (com hora, minuto e segundo); na coluna Evento (Cancelamento de movimentações) e será revelada a coluna Responsável pelas ações.


Exclamação Orientamos a escrever um despacho, em 7.3 Incluir Documento  antes do arquivamento, para explicar o motivo do arquivamento.

 

Fim do Manual.