MODELO
Mostra os modelos de documentos a ser criado. Selecione ou escreva o nome do modelo no campo “Pesquisar modelo...”.
Segue abaixo alguns exemplos de modelos de acordo com a finalidade do documento:
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Despacho: É um documento mais comumente utilizado para responder a um outro já previamente criado, por exemplo Ofício ou processos administrativos, mas nada impede dele ser criado de forma independente. Deve ser preferencialmente utilizado, na funcionalidade “Incluir Documento” que será explanada mais à frente.
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Documento Externo Capturado: É um documento que é utilizado quando o órgão recebe um documento físico ou digital de origem externa. Como exemplo, pode-se citar comunicações via e-mails, ofício de órgãos não usuários do PBDoc, cartas, comunicações bancárias, entre outros... Este tipo de documento não gera uma capa, caso este venha gerar um processo o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, onde o documento capturado deverá ser juntado (Juntar documentos será visto mais adiante).
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Ofício Externo: É uma comunicação feita entre autoridades (Secretários, Diretores, Coordenadores...) com autoridades de outras secretarias ou órgãos que não pertençam ao órgão de origem, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função.
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Ofício Interno: É um documento que servirá para a comunicação interna (antigo memorando) entre funcionários, empregados e setores de uma mesma instituição da Administração Pública permitindo tratar de assuntos internos ou externos de forma desburocratizada (objetiva).
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Processo Administrativo: É um documento que será usado quando uma sucessão de atos tende a um resultado final. O Processo Administrativo, no Estado Democrático de Direito, serve para tornar as decisões administrativas do Poder Público previsíveis, organizadas e estruturadas de forma com que as competências dos órgãos, entidades e autoridades sejam claras e eficientes.