Manual PBdoc V2

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 06/07/2022 09h34
MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA PBDOC VERSÃO 2

3.6 Incluir Cossignatário

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Ícones: 3.6 Incluir cossignatário

Um cossignatário ou consignatário é um indivíduo que assina documento com outrem.

Um documento no PBdoc pode conter múltiplas assinaturas. É possível incluir quantos cossignatários desejar, através da opção Incluir Cossignatário antes mesmo de finalizar o documento (TMP), seja ele um expediente ou um processo administrativo.

3.6 Incluir cossignatário anotar assinar

 

3.6 Incluir processo

 

Exclamação Ao marcar um usuário como cossignatário, o documento não é tramitado automaticamente para ela. O documento estará disponível apenas para a assinatura, porém continuará na posse de quem o elaborou aguardando para o devido encaminhamento.

 

Ao clicar em Incluir Cossignatário O PBdoc apresenta a seguir uma tela para a busca de um usuário:

 3.6 Inclusão de Cossignatário

 

Digite o Nome ou o Código do Usuário desejado, ou faça a busca. Após a escolha, clique em “OK”.

3.6 Inclusão de Cossignatário com nome

 

Também é possível escolher o usuário cossignatário do documento clicando nos 3 pontilhados ou copiando e colando (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado.

 3.6 Dados do usuário

 

Ao clicar nos tres pontosa busca pode ser feita pelo Nome do Usuário, Lotação, Órgão. Utilize o botão 3.6 Pesquisar para buscar o usuário desejado. Para selecionar o usuário, clique no código correspondente.tres pontos

3.6 Inclusão de Cossignatário com nome 2

 

A tela de pesquisa retorna para a tela de Inclusão de Cossignatário. Para confirmar a escolha clique em 3.6 ok.

 

Em seguida, o sistema apresenta o documento com as assinaturas pendentes (em vermelho).

 3.6 Assinaturas pendente

 

 Exclamação É possível INCLUIR mais de um cossignatário para assinar o documento. Para incluir mais consignatários, clique novamente em 3.6 Incluir cossignatário e siga os passos anteriores.

 

3.6 Assinaturas pendente 2

 

Exclamação Caso queira EXCLUIR um ou mais cossignatários, perceba que existe um campo na lateral direita da tela denominada Cossignatários, lá é possível excluir o cossignatário previamente escolhido clicando no botão 3.6 Excluir

  

3.6 Cossignatários

  

Exclamação Para excluir determinado cossignatário o documento não deve estar assinado por nenhum dos subscritores. Caso esteja assinado por algum dos cossignatários, o documento só será possível ser cancelado.

 

Enquanto o documento não for assinado pelos consignatários, ele será apresentado no painel da Mesa Virtual do usuário que o elaborou na situação, “Pendente de Assinatura” e “Como Subscritor”.

3.6 Pendente de assinatura

 

Exclamação   A opção 3.4 Assinar só estará disponível para o (s) cossignatário (s) quando o criador do documento (expedientes e ou processos administrativos) tiver assinado o documento.

 

Caso o criador do documento queira monitorar o momento em que o cossignatário assinou após o criador ter assinado, sugerimos deixar desmarcada a opção tramitar antes do criador do documento clicar em assinar.

3.6 cossignatario não tramitar

  

3.6 cossignatario assinar      3.6 cossignatario assinando

 

Exclamação O nome do usuário, cargo e lotação ficam escritos na cor preta após a assinatura do criador do documento e não é mais possível excluir o cossignatário incluído antes da assinatura.

 

3.6 cossignatario assinado criador

 

Agora na mesa do cossignatário o documento aparece apenas “Como Subscritor” e a opção de Assinar está disponível. Clique no Número do documento para selecioná-lo.

 

3.6 cossignatario como subscritor

  

Clique em Assinar seguindo os mesmos passos feitos pelo criador do documento para assinar o documento. 
Perceba que a opção tramitar está desativada (Quando o criador, ao assinar o documento, desmarca essa opção antes de assinar somente ele pode tramitar o documento).

3.6 cossignatario tramitar desativado

 

Após o cossignatário assinar o documento, o PBdoc retorna a tela agora com a Situação: Aguardando Andamento e os Nome do Usuário, Lotação, Órgão agora estão todos com a fonte de cor preta e o documento saiu da Mesa Virtual do cossignatário.

 

Agora o documento está pronto para ser tramitado! 

3.6 cossignatario todos assinados

 

 

4 USO DO SISTEMA

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Para demonstrar as ferramentas do sistema, iremos utilizar os modelos de documentos: Despacho, Processo Administrativo (Genérico) e Ofício Interno. Da mesma forma é possível utilizar demais modelos tais como os demais Processos Administrativos, Documento Externo Capturado e Ofício Externo.

 

Exclamação Algumas ferramentas só estarão disponíveis após o documento ser finalizado.

 

Por exemplo:

1) Ferramentas disponíveis para modelos como Ofício Interno ou Processo Administrativo ainda em TMP

4 Em elaboração

 

2) Ferramentas disponíveis para modelo Ofício Interno após ele ser finalizado:

4 Oficio interno

 

3) Ferramentas disponíveis para o modelo Processo Administrativo (Genérico) após ele ser finalizado:

4 Processo administrativo

 

4) Ferramentas disponíveis para o modelo Despacho após ele ser finalizado.

4 Despacho

 

 

4.1 Anexar Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h35

 

Ícone:4 Anexar

Para anexar um arquivo fora do sistema PBdoc utilize arquivos de padrão aberto no formato PDF (Portable Document Format) de seu computador.

 

O sistema só aceita arquivos em PDF, com tamanho máximo de 10Mb. Ao tentar anexar um arquivo com tamanho maior que 10MB surgirá a seguinte mensagem:

4 Tamanho do arquivo

 

Vamos ao passo-a-passo para anexar um arquivo PDF ao um documento Finalizado:

1)    Na sua Mesa Virtual selecione o documento clicando em seu Número.

2)    Clique em 4 Anexar

 

Será aberta uma tela onde o usuário pode inserir dados que acompanharão o (s) arquivo (s) a ser anexados.

4 Anexação de arquivos

 

3)    O usuário pode ir diretamente a anexação do arquivo clicando em  4 Escolher arquivo;

4)    Será aberto uma janela para escolha do Arquivo em PDF (*.pdf) no seu repositório local;

5)    Selecione um arquivo por vez;

6)    Clique em 4 ok ;

7)    Caso seja preciso anexar mais de um arquivo, a escolha é realizada de uma a uma vez, mas a assinatura pode ser realizada em conjunto, se os diversos anexos estiverem selecionados.

8)    Após escolher cada arquivo a anexar clique em Ok;

9)    É possível EXCLUIR cada anexo antes de assiná-los, basta clicar em “Excluir” relativo a cada arquivo;

10)    Decidido o (s) arquivo (s) PDF será preciso assina-lo (s) para concluir a ação;

 

Caso o usuário clique em 4 Cancela na tela de anexação, o PBdoc retorna a tela de ferramentas do sistema com os arquivos anexados, contudo sem estar assinados.

No Status do documento será adicionada a informação: Anexo Pendente Assinatura / Conferência.

4 Anexo pendente de assinatura

 

11)    Para finalizar a ação de assinatura do (s) arquivo (s) PDF clique novamente em Anexar;

12)    Marque os arquivos anexados que serão assinados

13)    Clique em 3.4 Assinar azul ou Clique em Assinar em cada arquivo PDF.

 

PBdoc V2

Caso o usuário clique em assinar diretamente no arquivo, será aberta uma tela que mostra a MINUTA do arquivo e logo abaixo um botão de Assinar.

4 Anexação

 

 14)    Digite a senha de acesso ao PBdoc para assinar o arquivo anexo;

O PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema com o Evento: Anexação e com o arquivo assinado pelo usuário.

4 Evanto

 

Exclamação Após assinatura do anexo este não poderá ser excluído.

Clicando no arquivo anexado, é possível visualizar a assinatura do usuário no PBdoc em cada página do arquivo.

4 Assinatura visualizada

 

Exclamação Depois que o documento atinge certo tamanho, são criadas vias que os separam.

 

4.2 Anotar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

Ícone: 4 Anotar

Para registrar uma breve informação temporária em um documento (tipo Post-it), clique em Anotar.

4 Anotar subscritor

 

PBdoc V2

Preencha as informações solicitadas no campo “Nota” e clique em “OK”. O campo Nota está limitado a 500 caracteres.

4 Anotação

 

A anotação estará visível na parte inferior da visualização do documento na tela de ferramentas.

Para excluir a anotação, clique em Excluir.

4 Subscritor

 

 Exclamação A anotação não fica disponível no arquivo .PDF do documento, ela é apenas uma visualização interna.

 

4.3 Apensar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

PBdoc V2

Ícone:4.3 Apensar

Apensar um documento no PBdoc remete em associar um documento digital a outro (expediente ou processo administrativo) fazendo com que os documentos “caminhem” juntos durante suas tramitações até o momento de seus Arquivamentos.

 

 Exclamação A ferramenta APENSAR só estará disponível após ASSINAR o documento.

 

Vamos exemplificar os procedimentos a partir do modelo de expediente: Ofício Externo

1)     Selecione um documento em sua mesa virtual.

2)     Clique em Assinar o documento e siga com os procedimentos de assinatura.

4.3 Apensar Assinar

 

Perceba que a ferramenta 4.3 Apensar 2 ficou visível no menu de Ferramentas do Sistema.

4.3 Apensar Aguardando andamento

 

3)     Clique em Apensar

Abrirá uma janela onde o usuário irá escolher o Documento Mestre a ser apensado ao que está sendo utilizado.

4.3 Apensação de pensamento

 

Ao clicar nos 4.3 tres pontos a busca pode ser feita em uma tela parecida com a de Pesquisa Avançada. Utilize o botão4.3 Buscar para buscar o documento a ser apensado.

4.3 Pesquisa de documentos

4.3 Dados do documento

 

Caso o usuário saiba corretamente a descrição do documento, também é possível escolher o documento, uma vez já copiado a descrição em outra tela e colando (Ctrl + V) no campo Documento Mestre e apertar a tecla TAB em seu teclado.

4.3 Apensação de documento

Após selecionar o documento a apensar clique em 4.3 ok

 

 Exclamação Não será possível apensar um documento que esteja em outra lotação. Tramita o documento a apensar para a mesma lotação para seguir os procedimentos.

 

4.3 Operação Inválida

 

Perceba que o documento apensado aparece no quadro de monitoramento: Documentos Relacionados.

4.3 Aguardando andamento

 

Ao clicar no documento apensado, o PBdoc mostra a visualização dele deixando marcado em vermelho sempre a caixa de texto ao qual o sistema está visualizado.

4.3 Histórico

 

 Exclamação As movimentações de Apensação podem ser visualizadas clicando em Histórico.

 

4.3 Apensação

 

Outro exemplo com o modelo de expediente: Processo Administrativo Genérico.

4.3 Modelo de expediente

 

O processo administrativo genérico foi apensado ao Ofício Externo.

Perceba que o PBdoc preserva o histórico de tramitações dos documentos antes da Apensação!

No quadro de Documentos Relacionados ao clicar na caixa de texto (marcado em vermelho) do Ofício Externo, observe que o documento foi criado em um órgão (DIDES/CODATA) e foi tramitado para mais dois órgãos (GEPLANS/CODATA e GEDES/CODATA) retornando ao órgão de origem em uma 3ª tramitação (DIDES/CODATA)!

4.3 OFN71   4.3 PRC320

 

O mesmo acontece quando marcamos a caixa de texto do Processo Administrativo. O PBdoc preserva a história dos documentos antes da Apensação e continua a partir desse ponto a “caminharem” juntos.

Por exemplo, ao tramitar o Processo Administrativo da DIDES para a GEPLANS, um novo quadro de tramitação se mostra em comum para os dois documentos.

4.3 OFN71-A  4.3 PRC320-v

 

 

4.4 Desapensar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h34

 

PBdoc V2

Ícone: 4.4 Desapensar

É o ato de desfazer a Apensação do Documento Mestre.

 

Para fazer a Desapensação clique no documento que foi apensado ao Documento Mestre e em seguida clique em Desapensar.

Desapensar

 

Exclamação  As movimentações de Desapensação podem ser visualizadas clicando em Histórico.

 

4.4 Desapensar aguardando

 

4.5 Definir Marcador

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.5 Definir marcador

Para atribuir um marcador de importância para o documento com uma ou mais marcações, clique em Definir Marcador.

4.5 Definir marcador subscritor

 

Selecione os marcadores disponíveis.

 4.5 Marcadores

 

Os ícones utilizados como marcadores são:

4.5 pasta *(É preciso existir Anotação)

4.5 Documento analisado

4.5 Idoso

 4.5 Como revisor

4.5 Urgente

 4.5 Retenção de INSS

4.5 Pronto para assinar

4.5 Demanda judicial

4.5 Demanda media

4.5 Demanda baixa

 

A marcação ficará visível na tela do uso das ferramentas na lateral direita.

4.5 Marcadores definidos

 

PBdoc V2

Ao adicionar Anotações e Marcadores no documento, o PBdoc cria uma via do documento e o posiciona na Mesa Virtual com o Status Alertas, fazendo com que seja exibido um Post-It de cor amarela na coluna Situação.

4.5 Mesa virtual

 

Ao passar o cursor do mouse em cima da marcação é possível ver a anotação criada.

 4.5 Situação

 

Para excluir um ou mais marcadores, basta clicar no ícone da lixeira ao lado da descrição do marcador na tela das ferramentas do sistema. 

Se não houver marcadores, não haverá sinalização de anotações no documento quando o usuário estiver visualizando o documento na Mesa Virtual.

 4.5 processo

 

4.6 Definir Perfil

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.6 Definir perfil

A funcionalidade Definir Perfil (ferramenta melhorada da versão anterior vista como Definir Acompanhamento) permite que o usuário se cadastre ou seja cadastrado para acompanhar a movimentação de um documento na condição de gestor, interessado, liquidante, autorizador ou revisor.

 

Para vincular um documento a um perfil de usuário ou unidade, clique em Definir Perfil.

 4.6 Definir perfil 318

 

O sistema apresenta a tela abaixo para a seleção do Perfil.

 4.6 Vinculação

 

No campo Responsável, digite o nome do usuário ou lotação desejada. 

 

Na sequência, você pode:

- Escolher digitar o nome do usuário ou código e se for lotação digite o código da lotação para o responsável. 

- Clicar no campo dos 3 pontilhados tres pontos e fazer a busca conforme visto em tutoriais anteriores;

- Digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários).

 

Selecione o perfil desejado:

 4.6 Perfil

Clique em Ok.

O PBdoc retorna a tela de ferramentas do sistema com o campo Perfis ativado na lateral direita do documento.

 4.6 Perfis

 

Exclamação O documento fica na Mesa Virtual do usuário que foi cadastrado com a Definição de Perfil colocado com o Status 4.6 Acompanhando e com a Situação definida pelo criador do documento, podendo ser gestor, interessado, liquidante, autorizador ou revisor. 

 

Para visualizar todas as ações feitas no documento, basta clicar em sua numeração 

4.6 Acompanhando processo

 

O cancelamento do acompanhamento pode ser desfeito a qualquer momento.

 

Para cancelar o acompanhamento de um documento, o usuário deve:

- Abrir a funcionalidade 4.6 histórico (tanto no perfil do criador do documento como no perfil do interessado);

- Identificar a coluna Evento, na linha: Definição de Perfil de Ordem;

- Ir até a coluna Descrição e logo abaixo do perfil escolhido (gestor, interessado, liquidante ou revisor), e clicar em Cancelar.

4.6 Cencelamento

 

Será exibida uma tela onde o usuário pode relatar informações que justifiquem o cancelamento do acompanhante do documento.

4.6 Geral como gestor

Caso o usuário não queira detalhar informações, basta clicar em Ok.

 

O documento sai da Mesa Virtual do usuário que estava cadastrado com o perfil acompanhante. 

 

 

4.7 Duplicar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.7 Duplicar

Esta operação criará um documento com os mesmos dados do atual.

 

Exclamação Caso a descrição do novo documento seja diferente, o referido campo deverá ser obrigatoriamente editado / alterado.

 

Para duplicar um documento, clique no ícone Duplicar.

4.7 Pendente de assinatura

 

 

O PBdoc pergunta ao usuário se deseja prosseguir com a duplicação do documento, clique em Ok para continuar.

O documento duplicado aparece na tela como um arquivo TMP (ou seja, editável, aguardando finalização, assinatura e posterior tramitação), com as mesmas características do que foi utilizado na duplicação. 

Pode-se duplicar todos os modelos de documentos (despachos, ofício, processos administrativos...).

4.7 Em elaboração     4.7 Em elaboração pendente de assinatura

 

 

 

4.8 Histórico

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h33

 

Ícone: 4.6 histórico

Para visualizar o histórico de todo o documento, clique em Histórico.

4.8 Como subscritor

 

Será apresentada a tela na qual mostram-se o histórico das informações de todos os Eventos executados no documento principal desde sua criação até o momento atual que se encontra o documento.

4.8 Eventos

 

CANCELAR PERFIL DE USUÁRIO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

Cancelar o usuário que foi marcado com a Definição de Perfil.

4.8 Geral

 

Ao clicar em Cancelar abrirá uma tela para que o usuário possa detalhar Data, Responsável e Motivo da remoção do perfil do usuário acompanhante do documento.

 4.8 Cancelamento de moviemento

 

Ao final da ação, clique em Ok para retornar a tela de Ferramentas do Sistema já sem o acompanhante escolhido em Definir Perfil.

 

PROTOCOLO DE TRAMITAÇÃO E ARQUIVAMENTO

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

PBdoc V2

Verificar o Protocolo de dois eventos:

Protocolo de Trâmite

Protocolo de Arquivamento

 

Ao clicar em Protocolo na linha Evento de Trâmite abrirá uma tela onde o usuário do PBdoc pode visualizar informações relativas aos setores de origem e de destino ao qual foi tramitado o documento.

4.8 Protocolo de transparencia

 

 Ao se clicar em 4.8 Imprimir abrirá uma janela para impressão do documento ou até mesmo salvar em PDF.

 

4.8 Impressão

 

PBdoc V2

Ao clicar em Protocolo na Linha Evento Arquivamento Corrente abrirá uma tela onde o usuário do PBdoc pode visualizar informações relativas ao setor que enviou o documento para Arquivamento.

 

4.8 protocolo de arquivamento.png

 

Ao se clicar em 4.8 Imprimir abrirá uma janela par aimpressão do documento ou até mesmo salvar em PDF.

4.8 tela de impressão prot de arquiv.png

 

PBdoc V2  

Vantagens da nova opção Protocolo:

- É possível salvar em PDF ou imprimir para que o usuário que recebeu o documento possa assinar e datar quando houver uma tramitação, até para fins de comprovação de sistema em off-line.

- Controle de tramitação para órgãos externos ao PBdoc, onde ao se imprimir ou enviando o protocolo por e-mail em PDF consegue-se provar que o documento foi tramitado para o órgão e seguir com os fluxos documentais entre plataformas diferentes de gestão documental.

- Controle de documentos arquivados onde o protocolo registra a temporalidade do documento desde o momento de sua criação até o arquivamento incluindo o registro do usuário que arquivou com data, horário e assinatura.

 

Para retornar a tela de Ferramantas do Sistema, clique em 4.8 Ver documento completo

4.8 Ver documento completo processo

 

Clique em 4.8 Voltar

4.8 Voltar processo

 

4.9 Ver Documento Completo

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h32

 

Ícone: 4.9 Ver documento completo

Para visualizar todos os documentos produzidos, anexados, juntados, incluído internamente ou externamente por outros usuários, clique em Ver Documento Completo.

4.9 Ver documento completo processo

 

O sistema abre uma tela para visualização, e o usuário pode escolher entre ver completo, ou apenas a página que lhes interessar.

 4.9 Tela cheia

 

É possível selecionar como deseja visualizar o documento. Visualizar como HTML ou como .PDF que gera arquivo com marcas de assinatura (código de barras e QR Code).

4.9 Tipo documento

 

Selecione qual tipo de visualização e clique em 4.9 Abrir

 

Uma guia será aberta e o usuário poderá ver o documento, baixar, ou até imprimir.

4.9 Ver baixar imprimir

 

É possível visualizar o documento também em 4.9 tela cheia titulo.

4.9 tela cheia processo

 

Para retornar à visualização padrão, clique em 4.9 Abrir indice

4.9 abrir indice processo

 

Para voltar a tela de Ferramentas do Sistema do documento, clique em Visualizar Movimentações.

4.9 Visualizar movimentação

 

4.10 Incluir Cópia

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h31

 

Ícone: 4.10 Incluir cópia

É possível incluir cópias de documentos produzidos no PBdoc, para isso basta utilizar a ferramenta Incluir Cópia.

Exclamação É preciso que o documento (expediente ou processo) esteja, pelo menos, finalizado para se poder visualizar a ferramenta Incluir Cópia.

Clique no botão Incluir Cópia.

4.10 Pendente de assinatura

 

Será aberta uma tela para seleção de documento produzido no PBdoc

 4.10 Inclusão de cópia

 

Clique no campo dos 3 pontilhados tres pontos para fazer a busca de documentos conforme visto em tutoriais anteriores.

4.10 Pesquisa de documentos

4.10 Dados do documento

 

Também é possível digitar o código do usuário, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB em seu teclado (duplas setas em sentidos contrários). Após a escolha do documento, clique em Ok.

4.10 Inclusão de cópia de documento

 

A cópia do documento aparecerá na parte inferior da tela de ferramentas do sistema.

 4.10 Processo

 

Também é possível visualizar em Histórico o Evento Inclusão de Cópia.

4.10 Incluir cópia pendente

 

É possível Desfazer a Inclusão de Cópia clicando em 4.10 Desfazer cópia

Ao clicar em Desfazer Inclusão de Cópia surgirá uma caixa de texto informado o cancelamento da última movimentação.

4.10 Confirma o cancelamento

 

 

Exclamação O 4.10 Desfazer cópia texto só fica disponível até que a próxima ação não seja feita, mesmo que a cópia não tenha sido assinada, não será mais possível desvinculá-la do documento.

4.10 Desfazer

Por exemplo, foi feita uma Anotação e o sistema já suprimiu o Desfazer Incluir Cópia para Desfazer Anotação e assim por diante se forem executados outros comandos nas Ferramentas do Sistema.

 

Exclamação O documento pode ser tramitado com ou sem Assinatura do seu Subscritor na cópia incluída.

4.10 Cópia

Cópia incluída ao documento com Assinatura do Subscritor

4.10 Cópia de minuta    4.10 Cópia de minuta capa proc.png

Visualização de inclusão de cópia de Ofício e Processo Administrativo ao documento sem estar Assinada pelo Subscritor (fica como CÓPIA DE MINUTA)

 

4.11 Incluir Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h31

 

Ícone: 4.11 Incluir documento

Incluir um documento no PBdoc significa gerar um despacho (documento digital), a ser anexado ao documento que está sendo elaborado.

InterrogaçãoDespacho é um termo jurídico que define a resolução de uma autoridade, em relação a um requerimento ou petição a si dirigido, de modo a tornar o despacho deferido ou indeferido.

 

Para incluir um despacho ao documento clique em Incluir Documento.

4.11 Incluir documento processo

 

O sistema abre a tela para criação do despacho onde deve-se preencher prioritariamente os campos: Responsável pela Assinatura, Destinatário, Tipo Documental e Assunto.

4.11 Incluir documento texto

 

Em seguida, o usuário pode preencher os demais campos, inclusive o Texto do Despacho que pode ser um pré-definido pelo PBdoc ou selecionando o Texto na opção [Outro], o usuário escreve o seu texto no campo em branco.

4.11 Texto do despacho

4.11 Gravar

Ao finalizar clique em Gravar

É possível, antes de gravar, Ver Impressão de como ficará o despacho a ser impresso ou Ver Documento de como ele será exibido na visualização do documento (em .PDF) após ser gravado.

4.11 Processo

4.11 Processo Incluir

 

Ao clicar em gravar o PBdoc gera o despacho na forma de documento temporário, com a sigla TMP + a numeração desse TMP de sua temporalidade em ordem crescente, para que seja possível conferir o texto.

 4.11 TMP

Perceba que, na lateral direita do despacho gerado aparece o quadro Documentos Relacionados com o arquivo TMP vinculado ao Documento que está sendo trabalhado.

 

Com o texto conferido na tela das ferramentas do sistema o usuário deverá clicar em Finalizar e ou diretamente Assinar para gerar um documento definitivo.

4.11 Processo tmp

 

Clicando em Finalizar, a descrição do despacho já aparece no quadro de Documentos Relacionados.

4.11 Processo tmp 2

 

Ao clicar na caixa de texto do documento principal em Documentos Relacionados, será exibida uma tela com um status, na lateral direita, de Pendências no documento que está associado.

4.11 Processo tmp 3

 

Clique na descrição do documento (exemplo: COD-DES-2022/02931) para retornar a tela do despacho que está finalizado para poder assiná-lo.

Siga com os procedimentos de Assinatura do despacho

4.11 Minuta

 

Caso ainda não queira tramitar o documento junto agora com despacho, desmarque a caixa Tramitar.

 4.11 Confirme os dados do documento

 

No caso de a opção Tramitar não ter sido escolhida no momento da assinatura, será preciso ir ao documento, ao qual o despacho está vinculado, para realizar a tramitação. Para isso, deve-se clicar na caixa preta com o número do processo que se localiza na lateral direita da tela. 

 

Após a assinatura o PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema onde pode-se observar que o Evento Juntada aparece abaixo do despacho.

 4.11 Juntada processo

O sistema lhe conduzirá à tela principal do documento ao qual o despacho está vinculado, nela clique na opção Tramitar para encaminhar o documento e o despacho para seu destinatário.

 

Exclamação Também é possível observar o Evento Juntada na tela do histórico do documento.

 

 4.11 Juntada

 

Ao clicar na caixa de texto do documento Principal (por exemplo: COD-DES-2022/02930) percebe-se que o status de Pendência não aparece mais.

 

Ao clicar em Ver Documento Completo o despacho juntado estará presente na última página do documento Completo.

 4.11 Ver documento completo

 

 

4.12 Juntar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.12 Juntar

Essa funcionalidade permite incorporar documentos internos criados na mesma lotação no ambiente do PBdoc a outros documentos internos.

Para juntar documentos que já foram criados ou capturados no sistema, é preciso primeiramente que ele esteja assinado. Após assinar, selecione aquele que será o secundário e clique na Ferramenta Juntar.

4.11 Juntar processo

 

O PBdoc apresenta a tela para a seleção do documento principal

 4.12 Juntada de documento

  

Exclamação Perceba que em Documento Mestre fica marcando obrigatoriamente a escolha Documento Interno.

 

Você deve digitar completamente o código do documento principal no campo antes dos ... tres pontos, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB (duplas setas em sentidos contrários em seu teclado).

4.12 juntada de documento 2

 Com os dados preenchidos clique em Ok.

 

Após a “juntada”, o vínculo entre os documentos será apresentado no diagrama Documentos Relacionados, no lado direito da tela, a juntada também pode ser observada no item Vias.

4.12 Juntada de documento processo

 

Exclamação Todos os documentos juntados ao documento principal serão apresentados na parte inferior da tela do documento em Ferramentas do Sistema.

 

 4.12 Juntada de documento prcesso2

 

Exclamação Para juntar documentos ambos precisam estar localizados na mesma Lotação.

 

Ao juntar um documento, é fundamental ter certeza de que se está no documento principal, ou seja, o primeiro do diagrama “Documentos Relacionados”, no lado direito da tela para se seguir com demais ações, como por exemplo TRAMITAR.

Exclamação A juntada é do ofício interno ao processo administrativo e não o contrário.

Para desfazer a juntada, clique em 4.12  Desfazer juntada  na tela do documento que foi feita a Juntada.

Essa funcionalidade permite desfazer a incorporação enquanto não for realizada outra operação com o documento.

4.12 Desfazer juntada

 

Ao clicar em Desfazer Juntada surgirá a seguinte caixa de texto

 4.12 Caixa de texto

Clique em Ok para confirmar ou Cancelar para continuar sem Desfazer Juntada.

 

 

4.13 Desentranhar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.13 Desentranhar icone.png

A opção Desentranhar ou Cancelamento da Juntada, permite ao usuário que juntou um documento a um documento mestre, cancelar essa ação. O desentranhamento só será possível se o documento estiver em sua mesa virtual.

Para desentranhar um documento a partir do documento mestre, deve-se:

- Identifique o documento mestre em sua mesa virtual

 

DICA: use Filtrar docs. da mesa e digite, por exemplo, a numeração do documento mestre que está em sua mesa virtual.

4.13 mesa virtual.png 

 

- Clique no Número do documento procurado.

4.13 mesa virtual 2.png 

 

Abrirá a tela de Ferramentas do Sistema.

- Identifique no painel abaixo do documento, na Coluna Evento = Juntada o documento e clique na Identificação dele.

4.13 Evento juntada.png 

 

Abrirá a tela do documento selecionado, no exemplo acima selecionamos o documento COD-DES-2022/02948.

4.13 Desentranhar tela.png 

- Perceba que existe na barra de ferramentas a opção Desentranhar, clique nele.

 

- Será vista uma tela onde o usuário pode preencher: Data, Responsável e Motivo do Cancelamento da Juntada. É obrigatório o preenchimento do motivo do desentranhamento!

4.13 Desentranhar motivo.png 

 

Exclamação A ferramenta Desentranhar DEVE ser utilizada para documentos juntados a modelos Processos Administrativos (genéricos e demais modelos de processos) para que o efeito da numeração no volume seja válido dentro da sequência de documentos e preservando os princípios da Gestão Documental.

 

O PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema e exibe um Diagrama com a indicação que o documento foi desentranhado do Processo. A ligação dos documentos relacionados da Juntada deixa de ser tracejada com uma seta e passa a ser com um traço contínuo.

4.13 doc rel juntado.png   4.13 doc rel desentranhado.png 

 

O PBdoc exibirá um documento chamado Certidão de Desentranhamento informando que o documento desentranhado foi substituído por esta certidão e que todos os documentos juntos (anteriormente e posteriormente) foram preservados sem ferir a sua numeração sequencial.

Para visualizar a Certidão de Desentranhamento, clique em Ver Documento Completo seguindo os passos para visualizar o documento conforme necessário.

Perceba que a Certidão de Desentranhamento informa as folhas que foram desentranhadas do processo Administrativo em epígrafe sem ferir a sequência numérica dos trâmites documentais envolvidos.

Exemplo 1

4.13 Cert desentrnhamento ex1.png

 

Exemplo 2

4.13 Cert desentrnhamento ex2.png

 

 Exclamação O evento Desentranhamento estará visível na tela das Ferramentas do Sistema.

 

4.13 desentranhamento ferram sist.png

 

Clicando em Ver / Assinar, abrirá uma tela ao qual o usuário que solicitou o Desentranhamento terá que assinar a certidão de desentranhamento para torná-la com efeito no documento que substituiu o que estava juntado.

Você também pode  4.13 visualizar.png mais uma vez a folha no formato de impressão da Certidão de Desentranhamento clicando em Visualizar.

 

E finalmente clique em Assinar.

4.13 assinar autenticidade desentranhamento.png

 

O PBdoc retorna a tela de Ferramentas do Sistema atualizando no Evento Desentranhamento que a Certidão de Desentranhamento foi assinada.

4.13 cert assinada ferr sist.png

 

 

4.14 Reclassificar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h30

 

Ícone: 4.13 Reclassificar

Ao clicar em Reclassificar o PBdoc permite que o usuário modifique apenas o Tipo Documental do Documento produzido.

 

Clique em Reclassificar

 4.13 Aguardando andamento

 

O PBdoc mostra uma tela a qual o usuário deve preencher qual será a nova Classificação do Documento.

4.13 Reclassificação

 

Você deve digitar completamente o código da nova Classificação no campo antes dos ... tres pontos, ou copiar e colar (Ctrl +C / Ctrl + V) e apertar a tecla TAB (duplas setas em sentidos contrários em seu teclado).

Caso prefira, clique no ... tres pontos, para proceder a pesquisa de Tipo Documental.

4.13 Pesquisa de tipo documental

Após escolher a classificação, caso necessite, preencha os demais campos: Data, Responsável.

 

Exclamação O campo Motivo é obrigatório!

 

4.13 Auditar 

Clique em Ok para reclassificar.

 

 4.13 Tipo documental

 Tipo documental anterior.

 

4.13 tipo documental 2

 Tipo documental Reclassificado.

 

4.15 Redefinir Acesso

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h29

 

Ícone: 4.14 Redefinir

Depois que o documento estiver finalizado ou assinado, ainda é possível Redefinir Acesso para o documento criado.

Após clicar em Reclassificar Acesso abrirá uma tela onde o usuário pode escolher modificar o Nível de Acesso para o documento.

4.14 Redefinir acesso

 

É possível escolher entre:

- Público;

- Limitado ao Órgão (se não houver mudança de acesso na criação do documento, o PBdoc sempre criará o documento como padrão com esse nível de acesso);

- Limitado de pessoa para divisão;

- Limitado de divisão para pessoa;

- Limitado entre lotações;

- Limitado entre pessoas.

 4.14 Nível de acesso

 

Exclamação Para saber mais os detalhamentos sobre os níveis de acesso, veja a seção: Incluir Dados e Redigir Documentos no subitem ACESSO.

 

Note que, na lateral inferior direita da tela de Ferramentas do Sistema o Acesso foi modificado, por exemplo de Limitado ao Órgão para Público

4.14 Limitado ao orgão

4.14 Nível de acesso público

As limitações desse ponto em diante serão aplicadas quanto ao acesso ao documento quando forem feitas as redefinições.

 

4.16 Auditar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h29

 

PBdoc V2

Ícone: 4.15 Auditar

A opção Auditar permite que o usuário possa fazer verificações mais a fundo de todas as alterações, inclusões, exclusões, identificação de quem modificou dados no documento no PBdoc.

A ferramenta Auditar pode ser utilizada após acessar o Histórico do documento.

4.15 Auditar histórico

 

Na tela de Histórico perceba na divisão Geral existem a opção Auditar selecionável. 

4.15 Auditar Pendente

 

Perceba as possibilidades que surgem após clicar em Auditar.

4.15 Auditar Pendente 2

 

- Na coluna Data agora é possível verificar a hora, minuto e segundo que ocorreu em cada Evento;

- Com a opção Auditar ativada é revelada a coluna Responsável informando os dados de sua Lotação e nome do usuário (Pessoa) que executou o evento;

 

Exclamação Ao sair da tela de Histórico as visualizações de Auditar serão novamente ocultadas.