Manual on-line PBdoc

Para atribuir um marcador de importância para o documento com uma ou mais opções como (urgente, pronto para assinar...), clique em “Definir marcador”.

Selecione os marcadores disponíveis.

Para excluir marcadores, basta clicar novamente em “Definir Marcador” e desabilitar a opção selecionada.

Para visualizar todo o documento, clique em “Ver Documento Completo”.

O sistema abre a tela para visualizações, e o usuário pode escolher entre ver completo, ou apenas a pagina que lhes interessa.

É possível selecionar como deseja visualizar o documento. Visualizar como “HTML”. Ou como “PDF” que gera arquivo com marcas (código de barras e QR Code).

Selecione qual tipo de visualização e clique em “Abrir”

Uma guia será aberta e o usuário poderá ver o documento, baixar, ou até imprimir.

Para voltar ao documento, clique em “Visualizar Movimentações”.

Para visualizar o histórico de todo o documento, clique em “Histórico”.

Será apresentada a tela na qual mostram-se o histórico das informações de todas as ações executadas no documento principal desde sua criação até o momento atual.

A funcionalidade “Definir Acompanhamento” permite que o usuário se cadastre ou seja cadastrado para acompanhara movimentação de um documento na condição de gestor, interessado, liquidante, autorizador ou revisor.
Para vincular um documento a um perfil de usuário ou unidade, clique em “Definir Acompanhamento”.

O sistema apresenta a tela abaixo para a seleção do acompanhamento.

No campo “Responsável”, digite o nome ou unidade da pessoa desejada. Na sequência, selecione o perfil desejado e clique em “Ok”.

O documento fica na mesa virtual do usuário que foi cadastrado na situação “Acompanhando”, para visualizar todas as ações feitas no documento, basta clicar em sua numeração

OBSERVAÇÃO: O acompanhamento pode ser desfeito a qualquer momento.
Para cancelar o acompanhamento de um documento, o usuário deve abrir a funcionalidade “histórico”, na opção Geral- como gestor, interessado, revisor, escolhe o documento que deseja desfazer o acompanhamento, e clica em “cancelar”

Abrirá a tela abaixo onde o usuário preenche o motivo do cancelamento. O documento sai da mesa virtual do usuário que estava cadastrado. Para visualizar novamente, deverá ir à pesquisa avançada, conforme item 3.9.

Para pesquisar documentos no sistema, acesse a opção “Pesquisa Avançada” na tela principal.

Será apresentada a tela para selecionar os parâmetros de busca de pesquisas nos documentos.

Nessa tela há os seguintes filtros:
Situação: lista de situações nas quais o documento se encontra.

Usuário/Unidade: login/nome do usuário ou sigla/nome da unidade.

Órgão: lista de órgãos que estão no sistema.

Origem: Lista os documentos interno produzido, externo capturado ou interno capturado. Com possibilidade de filtro de data inicial e final.

Tipo da Espécie: escolher se o documento é expediente ou processo administrativo.

Espécie: lista de espécies de documentos sendo como Despacho, ofício, ofício interno ou processo genérico.

Documento: lista de tipos de modelos documentais.

Ano de Emissão: lista de anos de emissão.

Número: número sequencial do documento.

Responsável pela assinatura: matrícula/nome do usuário indicado como subscritor.

Usuário Cadastrante: login/nome do usuário ou órgão Integrado responsável pelo cadastro.

Usuário Destinatário: login/nome do usuário ou unidade de destino do documento (podendo ser externo ou campo livre).

Descrição: uma ou mais palavras da descrição do documento usadas na criação do documento.

Classificação Documental: Lista de código/descrição das séries documentais, conforme plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos.

Após a seleção de um ou mais parâmetros de pesquisa, clique no botão “Buscar”.

Na tela apresentada serão exibidos os documentos que atendem os filtros selecionados. Use as informações apresentadas para localizar o documento desejado. Clique no número do documento para abri-lo.

Quanto mais informações forem preenchidas, mais objetiva será a busca.

A funcionalidade “Tramitar” permite transferir o documento para outro usuário ou outra unidade do próprio órgão ou de outro órgão. Para realizar a ação, clique em “Tramitar”.

O documento não poderá ser tramitado ser estiver como TMP (Temporário) ou Pendente de Revisão ou Pendente de Assinatura.
Uma vez que essas pendências forem resolvidas, será então possível ver o ícone “Tramitar” e ao clicá-lo, será apresentada a seguinte tela para a seleção do destinatário a partir de uma das três opções:

Órgão Integrado: órgãos que estão no sistema.

Usuário: matrícula de usuário do sistema.

Externo: órgãos que não estão no sistema. Esse trâmite não acarreta o envio digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário imprimir o documento e remetê-lo fisicamente ou realizar o trâmite por outro sistema em uso pelo órgão destinatário.
Para incluir a informação, escreva nome, sigla (órgão) ou login (usuário) do destinatário desejado, ou faça a busca.
Para tramitar o documento, clique em “OK”.
O campo “Data de devolução”, quando preenchido, exige que o documento seja devolvido ao tramitante. Caso não queira que o documento volte, deixe esse campo sem preencher. Caso este campo seja realmente preenchido, é preciso que o destinatário devolva o documento, para que avisos de alertas deixem de ser emitidos sobre esta notificação.
Após a tramitação, será apresentado o diagrama “Tramitação”, no lado direito da tela.

Observe: a lotação destacada em vermelho indica onde o documento está e o número do passo da tramitação.

Ao tramitar um documento composto, é fundamental ter certeza que se está no documento principal.
Quando não estiver no documento principal, será exibida uma tela similar a abaixo na qual será apresentado o diagrama “Documentos Relacionados”.

Para retornar ao documento principal, clique no primeiro documento do diagrama.

O documento tramitado será exibido na “Caixa de Entrada” do destinatário.

A funcionalidade “Desfazer Trâmite” permite desfazer a tramitação do documento enquanto ele não for recebido pelo usuário/pela unidade de destino. Na mesa virtual do usuário que fez a tramitação, o documento fica em “aguardando andamento/ em trâmite” clique no número em seguida “desfazer trâmite”, o documento volta a ficar disponível.

Caso a tramitação tenha sido efetivada, é preciso que o emissor do documento entre em contato (extra sistema) com o destinatário (havendo necessidades de alterações) para tramitar o documento de volta, só assim ele terá o documento em sua mesa virtual novamente. Uma vez tramitado de volta, o documento estará em sua caixa de entrada (digital).

Para encerrar a tramitação do documento e dar início a contagem de seus prazos de guarda na Unidade Produtora, clique em “Arq. Corrente”.

O documento fica na mesa virtual do usuário que o arquivou na situação outros

É possível desfazer o arquivamento corrente para tanto, clique em “Desfazer Arquivamento Corrente”.

Orientamos a escrever um despacho sem destinatário antes do arquivamento, para explicar o motivo do arquivamento. (necessário em um futuro próximo a inclusão do termo de enceramento para documentos compostos e também o termo de reativação de documento.

Para alterar a classificação atribuída ao documento, clique em “Reclassificar”.

Na tela seguinte, informe data, nome do responsável, nova classificação e motivo.

Caso o usuário queira mudar o acesso do documento basta redefinir.

- Abra o processo (clicando nele);

- Clicar em “redefinir acesso”;

- Escolha o novo tipo de acesso;

- Clicar em “Gravar”

Em Menu Principal/Gestão de identidade- cadastro de cargo

Clique em incluir.

O sistema, da duas opções de cadastro, através do carregamento de uma planilha para inserir múltiplos registros ou individual.

Para inserir um novo cargo basta escrever o nome e clicar em ok.

Para inserir vários cargos de uma única vez, preencha uma planilha, onde constem todos os cargos a serem inseridos no sistema. Clique em carregar planilha.

O sistema abre a tela para escolha do arquivo, e mostra todas as informações para que o cadastro seja realizado. Escolha o arquivo e clique em ok.

Em Menu Principal/Gestão de identidade- cadastro de função de confiança.

Clique em incluir.

O sistema, da duas opções de cadastro, através do carregamento de uma planilha para inserir múltiplos registros ou individual.

Para inserir apenas uma função de confiança basta escrever o nome e clicar em ok.

Para inserir vários funções de confiança de uma única vez, preencha uma planilha, onde constem todos as funções a serem inseridas no sistema. Clique em carregar planilha.

O sistema abre a tela para escolha do arquivo, e mostra todas as informações para que o cadastro seja realizado. Escolha o arquivo e clique em ok.

Em Menu Principal/Gestão de identidade- cadastro de de pessoa

Clique em incluir.

O sistema, da duas opções de cadastro, através do carregamento de uma planilha para inserir múltiplos registros ou individual preenchendo os dados dos usuários como: Cargo, função de confiança (não é obrigatório), lotação, (que já devem está cadastrado no sistema) nome, data de nascimento, CPF e e-mail.

Para inserir vários pessoas de uma única vez, preencha uma planilha, onde conste todos os dados a serem inseridas no sistema. Clique em carregar planilha.

O sistema abre a tela para escolha do arquivo, e mostra todas as informações para que o cadastro seja realizado. Escolha o arquivo e clique em ok.

Em Menu Principal/ Gestão de Identidade- Envio de e-mail para novos usuários

Clique em “pesquisar” a lista de usuários que foram cadastrados, aparecerá e então clique em “enviar e-mail” para que os novos usuários possam receber o login e senha.

Importante: Se o administrador local quiser pesquisar todos os usuários já cadastrados no órgão/secretaria, é só deixar todos os campos, isto é, todos os filtros em branco e clicar em “Pesquisar”. Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Pessoas cadastradas”. Se precisar alterar o cadastro de um usuário, o administrador local deve clicar em “alterar”, O usuário também poderá ser inativado ao clicar em “Inativar”

Atenção: Somente é possível inativar usuários que não tenham documentos em sua posse. Portanto, caso seja necessário inativar algum usuário, os documentos deverão ser tramitados para outro usuário antes da ação de inativação.