2.2 Incluir Dados e Redigir Documentos
O sistema apresenta a tela abaixo para a criação de um documento. As informações a serem inseridas na criação de um documento dependerão do modelo selecionado pelo usuário.
Selecione o Modelo: selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa.
Segue abaixo alguns exemplos de modelos de acordo com a finalidade do documento:
O “Despacho” deverá ser evitado neste momento, sendo usado, preferencialmente, na funcionalidade “incluir documento” que será explanada mais à frente.
O “Documento Externo Capturado” será utilizado quando o órgão receber um documento físico ou digital de origem externa. Como exemplo, pode-se citar comunicações via e-mails, ofício de órgãos não usuários do PBDoc, cartas, comunicações bancárias, entre outros... Este tipo de documento não gera uma capa, caso este venha gerar um processo o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, onde o documento capturado deverá ser juntado.
O “Ofício externo” é uma comunicação feita entre autoridades (Diretores, Coordenadores, etc.) com autoridades de outras secretarias, Órgãos etc. que não pertençam ao órgão de origem, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função.
O “Ofício Interno” servirá para a a comunicação interna (antigo memorando) entre funcionários, empregados e setores de uma mesma instituição da Administração Pública, permitindo tratar de assuntos internos ou externos de forma desburocratizada (objetiva).
O “Processo Administrativo” será usado quando uma sucessão de atos tende a um resultado final. O Processo Administrativo, no Estado Democrático de Direito, serve para tornar as decisões administrativas do Poder Público previsíveis, organizadas e estruturadas de forma com que as competências dos órgãos, entidades e autoridades sejam claras e eficientes.
Acesso: determina critérios para acesso ao documento.
I Público – Todos (qualquer órgão /setor) podem visualizar o conteúdo do documento.
O acesso Público é o padrão, o adequado. É importante que os documentos sejam abertos desta forma o que vai de encontro com o previsto na A LEI FEDERAL No 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o , no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.: (conforme citação)
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
§ 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei.
(A lei 12.527, no seu art° 25 não fala em que todo documento deve ser público, fala que seu acesso deve ser público, ou seja, que todo documento que for solicitado o seu acesso tem como regra a cessão do conteúdo, salvo os que forem de caráter sigilos ou restritos.
II Limitado ao órgão(Padrão) – Todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento se localiza.
III Limitado de pessoa para divisão – Somente o subscritor e a lotação destinatária podem visualizar e tramitar o documento.
IV Limitado de divisão para pessoa – Somente a lotação do subscritor e a pessoa destinatária podem visualizar o documento.
V Limitado entre lotações – somente as lotações do subscritor e do destinatário podem visualizar o documento.
VI Limitado entre pessoas – somente o subscritor e destinatário podem visualizar o documento.
A utilização de outros tipos de acesso que não o público, causam transtornos diversos no trâmite e na visualização dos documentos quando estes estão com acesso limitados (restritos). Esses supostos transtornos causados pelos diferente níveis de acesso utilizados no PBdoc, não tem relação com ele ser público, o órgão sempre poderá incluir um nível de acesso que jugar necessário para cada documento.
Responsável pela Assinatura: O nome indicado neste campo será apresentado ao final do documento criado, por padrão este vem preenchido automaticamente com os dados do usuário logado.
Caso esteja elaborando para outro usuário assinar, basta escrever o nome ou o login do o usuário desejado. Ou faça uma busca, conforme a imagens abaixo.
- Ao clicar em substituto, você estará direcionando a competência da assinatura do documento criado a outro responsável (exemplo: chefe do setor, gerente, subgerente etc.) no caso de ausência do titular do cargo ou função.
- Clicando em personalizar, você estará criando uma assinatura específica com os campos: Função, Unidade, Cidade e Nome do servidor.
Destinatário: Unidade (setor) a qual o documento será tramitado. Sabendo a sigla, você poderá digitá-la diretamente, em caso contrário é necessário apenas fazer a busca.
Meus Textos Padrão: selecionar o modelo pré-definido (se houver). São textos que ficarão armazenados no sistema e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção posterior de novos documentos com conteúdo similar.
Tipo Documental: classificação documental sobre o que se trata (matéria, objeto, tema) no documento.
Ao clicar nos “...” da janela do Tipo Documental, abrir-se-ia a janela abaixo:
A escolha do tipo documental segue através da lista suspensa e páginas, conforme imagem abaixo:
Ao clicar na codificação escolhida, o Tipo Documental é carregado para a tela anterior.
Caso seja escolhido um modelo diferente de despacho, documento externo capturado, ofício externo, ofício interno e processo administrativo nomeado com sua classificação, o campo “Tipo documental” não estará disponível para seleção, pois estará vinculado ao modelo.
Assunto: exposição de maneira clara e objetiva sobre o conteúdo do documento a ser criado.
ESTE TEXTO ESTARÁ NA CAPA DO DOCUMENTO / PROCESSO.
Gravar: cria um documento temporário com a sigla TMP e direciona o usuário para a tela de trabalho com ele.
Finalizar e Tramitar: gera um documento definitivo e o encaminha para o seu destino (aqui também o usuário é direcionado para uma janela de autorização com sua senha do PB
Atenção quando o usuário utiliza essa opção “finalizar e assinar”, automaticamente, o sistema retira a opção de “incluir cossignatário” conforme item 3.10.
Ver documento: Dar uma visão de como será mostrado o documento após ser gravado.
Voltar: Volta a tela anterior.
Atenção, pois, as informações não gravadas podem ser perdidas!