Manual PBdoc V2

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 25/05/2023 12h03
MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA PBDOC VERSÃO 2

4.17 Criar Vias

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h28

 

Ícone: 4.17 criar vias icone.png

 Esta operação criará uma ou mais vias do mesmo documento.

Ao clicar em Criar Via, aparecerá a caixa de texto:

4.17 criar vias alerta.png

Clique em OK para criar uma via.

  

Perceba que a via é mostrada em um quadro denominado VIAS

4.17 criar vias quadro.png 

 

Crie quantas vias do documento forem necessárias, o quadro VIAS mostrará as novas vias criadas.

4.17 criar vias exemplos.png 

 

Ao clicar na letra que indica cada via, a tela do documento muda. Por exemplo, ao clicar na letra C da via, o cabeçalho da tela de Ferramentas do Sistema muda para 3ª Via.

 4.17 criar vias ferr sist.png

 

 Ao clicar em Geral no quadro Vias, o PBdoc retorna a Via A ou 1ª Via.

Uma vez que o usuário assinar o documento e criar vias desse documento. O cancelamento de pelo menos uma via acarretará no cancelamento de todas as outras criadas.

 

Vamos cancelar uma via de um documento com 4 vias.

Ao clicar na letra de qualquer via, por exemplo na Via D, automaticamente a tela de ferramentas do sistema mostra que é a 4ª via do documento. Clique em Cancelar. 

4.17 criar vias cancelar.png

 

Será mostrada a caixa de texto informando o cancelamento do documento (irá torná-lo sem efeito). Clique em OK para confirmar a ação de cancelamento da via.

4.17 criar vias alerta cancelar.png 

 

Surgirá uma tela ao qual o usuário deve informar o motivo do cancelamento.

4.17 criar vias motivo.png

Após digitar o motivo (obrigatório), clique em Ok ou cancelar para voltar a ação.

 

Perceba que todas as vias foram canceladas.

4.17 criar vias resultado cancelamento.png 

 

Exclamação É possível Desfazer Tornar sem Efeito. Essa ação irá desfazer o cancelamento do documento incluindo o cancelamento de todas as vias. Para tal, clique em Desfazer Tornar sem Efeito para que o documento volte a ser utilizado.

 

Aparecerá a caixa de texto:

4.17 cria vias desfazer cancelamento.png

 Todas as vias estarão ativas novamente.

 

Exclamação Caso o usuário queira tornar sem efeito um documento que não esteja em sua tela de Ferramentas do Sistema, utilize a: Pesquisa Avançada e ou buscar na Mesa Virtual seguindo os procedimentos para execução de cada ação.

 

Vale relembrar que para que a via cancelada seja exibida na Mesa Virtual no Status Outros, as Configurações da Mesa Virtual devem estar com a caixa Exibir vias canceladas “marcada” e o documento deve estar apenas FINALIZADO, ou seja, NÃO TER SIDO ASSINADO.

4.17 criar vias config mesa virtual.png

 

Por exemplo:

4.17 criar vias outros.png

 

Ao clicar na via cancelada, a tela das ferramentas do sistema mostra que realmente o documento foi apenas finalizado com textos de nome, cargo e lotação em vermelho.

4.17 criar vias ver cancelado.png

 

5 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h28

5.1 Tramitar

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h27

 

Ícone: 51 Tramitar

Vamos tratar a ação de Tramitar separadamente devido sua finalidade ser considerada de grande relevância na gestão documental e correta utilização no PBdoc.

A funcionalidade Tramitar permite transferir o documento para outro usuário ou outra unidade do próprio órgão ou de outro órgão. Para realizar a ação, clique em Tramitar.

Para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

 

Exclamação Relembrando que, enquanto o documento não estiver assinado, o nome do usuário, cargo e lotação aparecerão em vermelho.

 

Percebe que o PBdoc mostra também que o documento está com o Status Pendente de Assinatura. Isso é mostrado na área lateral direita do documento na tela de Ferramenta do Sistema no quadro Vias... 

51 Pendente de Assinatura

 

e na Mesa Virtual

 5.1 Pendente de assinatura

 

Após Assinar o documento, será possível ver o ícone Tramitar.

5.1 Aguardando andamento tramitar

 

Ao clicar em Tramitar, será apresentada a tela para a seleção do destinatário a partir de uma das três opções:

 

PBdoc V2

Lotação (na versão anterior esse campo se chamava Órgão Integrado): A tramitação será feita para o Órgão destinatário, onde todos da mesma lotação poderão ver e receber o documento em suas Mesas Virtuais.

5.1 Lotação

 

Código ou Nome do Usuário (na versão anterior esse campo se chamava Usuário):A tramitação será feita diretamente para a Mesa Virtual de um usuário específico selecionando o seu código de identificação no PBdoc ou seu Nome cadastrado no sistema.

 

Externo: A tramitação será feita para órgãos que não estão vinculados ao PBdoc. Esse trâmite não acarreta o envio digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário imprimir o documento e remetê-lo fisicamente ou realizar o trâmite por outro sistema em uso pelo órgão destinatário. Após tramitar nesse formato, confira a seção Protocolo para ver e imprimir a folha de tramitação do órgão de origem para o destinatário externo cadastrado no banco de dados do PBdoc.

5.1 Folha de tramitação

 

Clique nos 3 pontos para ver os destinatários externos cadastrados.

5.1 Dados do órgão externo

 

Escolha o órgão clicando na sua Sigla.

5.1 Escolha a sigla

 

A tela de tramitação retorna com o órgão selecionado.

Para tramitar o documento, clique em: 5.1 Ok

 

Exclamação O campo Data de devolução, quando preenchido, exige que o documento seja devolvido ao tramitante. Caso não queira que o documento volte, deixe esse campo sem preencher. Caso este campo seja realmente preenchido, é preciso que o destinatário devolva o documento, para que avisos de alertas deixem de ser emitidos sobre esta notificação.

 

Após a tramitação, será apresentado um DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES, ao lado direito da tela do documento.

Para exemplificar, iremos mostrar algumas telas onde ocorrem mudanças no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES de documentos em algumas lotações e órgãos.

 

Para exemplificar, iremos:

1) Criar e assinar um Processo Administrativo, modelo Pagamentos de Pessoal e Reflexos com acesso limitado Público;

2) Incluir uma cópia de documento criado no PBdoc e assiná-lo;

3) Incluir um Documento (despacho), assiná-lo e juntá-lo;

4) Anexar um PDF e assiná-lo.

1) 5.1 Criar processo administrativo

2) 5.1 Incluir cópia

3) 5.1 Incluir documento

4) 5.1 Anexar PDF e assinar

Vamos fazer três tramitações:

I)                 Para uma lotação do mesmo órgão;

II)               Para uma lotação em outro órgão;

III)              Para a lotação de origem (com um despacho).

Vamos iniciar com a tramitação para uma lotação do mesmo órgão.

 

Na tela de Ferramentas do Sistema, clique em 51 Tramitar

 

Exclamação Lembramos que para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

 

5.1 Tramitar e Assinar

Para este exemplo não iremos estabelecer Data de devolução.

Clique em Ok para tramitar o documento. 

5.1 Ok tramitar documento

 

Perceba que após a tramitação a tela de Ferramentas do Sistema fornece novas informações em:

- Volumes, informa que o documento está na Caixa de Entrada (Digital) da lotação que foi tramitado o documento;

- Tramitação, agora mostra o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES informando que o documento saiu de sua lotação de criação e chegou a lotação de destino (caixa de texto na cor vermelha);

5.1 Diagrama de tramitações

Observe que a lotação destacada em vermelho indica onde o documento está e o número do passo da tramitação. 

Exclamação Ao tramitar um documento composto (por exemplo, juntado), é fundamental ter certeza que se está no documento principal. Quando não estiver no documento principal, será exibido no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES uma tela similar a abaixo na qual será apresentado o diagrama Documentos Relacionados.

 

5.1 Documentos relacionados

Clique no documento listado na Coluna Assunto para retornar ao documento principal.

 

Observe que na Caixa de Entrada da Lotação de Tramitação, o documento se encontra com o status A Receber, para receber o documento o usuário logado na Lotação DEVE CLICAR na Identificação do documento na coluna Número.

5.1 Assunto

 

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

5.1 Aguardando andamento

 

Vamos agora tramitar o documento para uma lotação em outro órgão.

Perceba que no passo 2 o documento foi tramitado de Setor na CODATA para outro Setor Na SEECT (Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia)

5.1 tramitar o documento para uma lotação em outro órgão

 

Como o documento foi tramitado para a Lotação, mude a visualização dos documentos na sua Mesa Virtual de Lotação para Usuário.

5.1 Mesa virtual lotação   > 5.1 Mesa virtual usuário

 

Clique no número do documento que foi tramitado. Ele está com status Caixa de entrada, situação A Receber.

5.1 Situação a receber

 

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

E para finalizar o exemplo, vamos tramitar o documento para a lotação de origem com um despacho (inclusão de documento). E ver como fica o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES.

 

Exclamação Também é possível visualizar todas as movimentações pela tela de Ver Documento Completo.


5.1 Ver documento

 

E finalmente, vamos verificar como fica a visualização do documento no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES ao se tramitar para o local de origem com um despacho (Incluir documento)

Veja que é possível também gerar um PROTOCOLO AO CONCLUIR O TRÂMITE. Para mostrar esse protocolo, deixe marcada a caixa e depois clique em Ok.

5.1 Protocolo ao concluir trâmite

 

5.2 Protocolo de Transferência

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h27

 

PBdoc V2

O Protocolo de Tramitação pode ser visualizado utilizando a Ferramenta do sistema HISTÓRICO. Para mais informações consulte a seção PROTOCOLO.

5.2 Protocolo

Tela de Visualização para impressão do Protocolo de Tramitação.

 

Perceba que o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES agora apresenta um passo 3 mostrando que o documento retornou a sua lotação de origem.

5.2 Diagrama de tramitações

 

5.3 Desfazer Tramitação de Documento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

A funcionalidade “Desfazer Trâmite” permite desfazer a tramitação do documento.

Enquanto nenhum usuário da lotação destino não clicar no documento tramitado que está na Mesa Virtual da Lotação em Caixa de Entrada ainda será possível Desfazer Trâmite

5.3 Desfazer Trâmite

 

 

Exclamação Caso a tramitação tenha sido efetivada, é preciso que o emissor do documento entre em contato (fora PBdoc) com o destinatário (havendo necessidades de alterações) para tramitar o documento de volta, só assim ele terá o documento em sua mesa virtual novamente. Uma vez tramitado de volta, o documento estará em sua caixa de entrada (digital).

 

5.4 Diagrama de Tramitações

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

O Diagrama de tramitações é um quadro localizado em Ferramentas do Sistema que ilustra os caminhos que o documento percorre no PBdoc ao passar pelas Lotações e seus respectivos Órgãos.

Legenda:

- A figura que representa onde o documento foi criado é de forma OVAL;

- A figura que representa por onde o documento está tramitando é de forma RETANGULAR;

- A 1ª PALAVRA dentro de cada figura representa a lotação;

- A 2ª PALAVRA dentro de cada figura representa o setor;

- O numeral que conduz o caminho entre as figuras representa a quantidades de tramitações que o documento está sofrendo;

- A SETA mostra o sentido de onde o documento veio e para onde foi;

- A caixa de texto que esteja na cor vermelha identifica onde o documento está atualmente.

5.4 Diagrama de tramitação

 

Exclamação Quanto maior for a caminho e lotações que um documento percorrer no PBdoc maior será o seu Diagrama de Tramitações.

 

Exemplos de Diagramas de Tramitações.

5.4 Diagrama de tramitações 1  5.4 Diagrama de tramitações 2

 

6 RECEBER DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h26

 

Exclamação Para receber um documento enviado a lotação ou ao usuário no PBdoc, este será apresentado na Mesa Virtual na situação 6 A Receber com status Caixa de Entrada do destinatário ao qual foi tramitado o documento.

6 Número

Clique na descrição do documento que está na coluna Número 

 

Exclamação Perceba que na Barra de Status dos documentos na Mesa Virtual mostra duas informações importantes que indicam as quantidades de documentos que foram feitos trâmites destinados ao Usuário e a Lotação.


6 Usuário e Lotação

Por exemplo: na imagem a seguir mostra que foram tramitados 13 documentos destinados ao Usuário e 54 para a Lotação.

6 Exemplo Usuário e Lotação

 

PBdoc V2

Em Configurações da Mesa Virtual é possível limitar a quantidade de documentos a trazer. Caso necessite visualizar todos os documentos de cada Status da Mesa Virtual, clique em 6 Mais

6 Quantidade de documentos a trazer

 

6 Em elaboração mais

 

Após o recebimento do documento, este irá ser transferido automaticamente para sua Mesa Virtual com um novo status: Aguardando Andamento

6 Aguardando Andamento

 

7 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

7.1 Arquivamento Corrente

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

 

Ícone: 7.1 Arquivo Corrente

Para encerrar a tramitação do documento e dar início à contagem de seus prazos de guarda na Unidade Produtora, clique em Arq. Corrente.

 

Exclamação O ícone de Arq. Corrente só estará disponível na tela das ferramentas do Sistema se o documento for assinado.


7.1 Arq. Corrente

 

Após clicar em Arq. Corrente o PBdoc notifica o usuário com a seguinte caixa de texto:
7.1 Notificação Arq. Corrente

 

Clicando em Histórico é possível visualizar o evento na coluna Evento Arquivamento Corrente

 

7.2 Protocolo de Arquivamento

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25

 

Ainda no Histórico é também possível visualizar na coluna Descrição Protocolo um resumo do procedimento feito no Arquivamento do documento.
7.2 Descrição Protocolo

Clique em Protocolo.

 

Abrirá uma tela para impressão do Protocolo.
7.2 Protocolo de transferência

 

Clique em imprimir para visualizar a tela de impressão do Protocolo. Nessa tela você também pode escolher salvar o protocolo em arquivo no formato .PDF.
7.2 Salvar como PDF

 

Caso queira imprimir, escolha uma impressora ligada ao seu equipamento e clique em Imprimir.

Voltando à tela da Mesa Virtual, perceba que o documento agora estará situado com status Outros na situação Arquivo Corrente
7.2 Outros Arquivo Corrente

 

7.3 Desarquivamento Corrente

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 15h25


Ícones: 7.3 Desarquivamento Corrente  7.3 Desfazer Desarquivamento

É possível que o criador do documento possa desfazer o arquivamento corrente uma vez que o arquivamento for executado. Para tal ação, vá na Mesa Virtual e encontre o Status 7.3 Outros clicando no documento com a Situação Arquivado Corrente.

7.3 Situação Arquivado Corrente

 

O PBdoc abrirá a tela de Ferramentas do Sistema onde é possível visualizar o ícone de Desarq. Corrente.

 

7.1 Clique Desarq. Corrente

Clique em Desarq. Corrente, PBdoc informa a seguite caixa de texto:

 

7.3 Notificação Desarq. Corrente

Clique em Ok para desarquivar o Documento.

 

Perceba que agora é possível também Desfazer Desarquivamento, contudo essa ação será suprimida após outra ação for imediatamente feita.
7.3 Desfazer Desarq.

 

Ao clicar em Histórico, o evento Desarquivamento estará presente.
7.3 Desarquivamento

 

PBdoc V2

Para visualizar mais detalhes no Histórico clique em 7.3 Auditar, serão revelados campos na coluna Data (com hora, minuto e segundo); na coluna Evento (Cancelamento de movimentações) e será revelada a coluna Responsável pelas ações.


Exclamação Orientamos a escrever um despacho, em 7.3 Incluir Documento  antes do arquivamento, para explicar o motivo do arquivamento.

 

Fim do Manual.

 

Manual de Operações do PBdoc V2 - Módulo Usuário

publicado 31/05/2022 14h01, última modificação 01/06/2022 13h29

Capa Manual v10.jpg

última modificação 25/05/2023 12h03